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Todo lo que debe saber sobre la auditoría de la compensación de los trabajadores

El creciente reto de las nóminas multiestatales

Los empresarios, directores financieros y profesionales de RRHH saben lo complejo que puede ser el proceso de gestión de nóminas. Sin embargo, cuando su empresa contrata a empleados que viven en varios estados, el reto es aún mayor.

 

Las diferentes normativas fiscales y las leyes salariales específicas de cada lugar dificultan el cumplimiento de la normativa. El aumento del trabajo a distancia hace que estas complejidades sean cada vez más frecuentes, lo que en última instancia cuesta tiempo y dinero a las empresas.

 

La carga administrativa de nóminas multiestado puede dar lugar a costosos errores, sobre todo para las pequeñas empresas. Las organizaciones profesionales de empleadores (OPE) intervienen para aliviar parte de esa presión encargándose de tareas administrativas como la gestión de nóminas. De este modo, las empresas en crecimiento pueden centrarse únicamente en la gestión de su negocio.

 

Echemos un vistazo más de cerca al cumplimiento de las nóminas en varios estados, por qué las nóminas tradicionales pueden no ser la opción adecuada para su empresa y cómo las OPE ayudan a simplificar el proceso de las nóminas.

 

Comprender el cumplimiento de la normativa sobre nóminas a través de las fronteras estatales

Si es usted propietario de una pequeña empresa, contratar trabajadores a distancia significa tener la posibilidad de acceder a un mayor número de talentos fuera de su área específica. Esto puede ser increíblemente beneficioso para tu negocio, pero también conlleva retos.

 

Uno de los mayores retos que las empresas deben tener en cuenta a la hora de contratar personal transfronterizo es el cumplimiento de las normas y reglamentos relativos a las nóminas. Estas leyes no sólo evolucionan constantemente, sino que también tienden a variar de un estado a otro. Si su empresa incumple la normativa, podría enfrentarse a multas y sanciones cuantiosas.

 

Cuando se contratan trabajadores en varios estados, es importante tener en cuenta que los tipos impositivos estatales, los requisitos del seguro de desempleo, las leyes sobre salarios y horarios y las obligaciones en materia de prestaciones variarán en función de dónde se encuentren los nuevos empleados. Estar al día de estas normativas puede resultar especialmente difícil para las empresas más pequeñas o las que no cuentan con un equipo de recursos humanos.

 

Por qué los sistemas tradicionales de nóminas se quedan cortos

Los sistemas de nóminas tradicionales suelen manejar escenarios de talla única. Si bien pueden procesar los cheques de pago de manera eficiente, pueden no tomar cumplimiento de las nóminas en varios estados en cuenta.

 

En muchos casos, el procesamiento generalizado de nóminas puede dar lugar a retenciones de impuestos mal calculadas, declaraciones estatales tardías o inexactas, o incumplimiento de las leyes salariales estatales.

 

Cómo PEOPayGo hace que las nóminas multiestado sean fáciles y precisas

Desde agilizar las nóminas y garantizar el cumplimiento hasta programas flexibles de pago por uso y asistencia experta al alcance de su mano, PEOPayGo hace que las nóminas multiestado sean fáciles y precisas.

 

1. Cumplimiento de las nóminas

PEOPayGo se especializa en comprender y mantenerse al día con las normas y regulaciones estatales y federales cuando se trata de nóminas. No importa en qué parte de Estados Unidos se encuentren sus trabajadores, PEOPayGo garantiza que su empresa seguirá cumpliendo dichas leyes.

 

2. Procesos de nómina racionalizados

Además de cumplir las normativas estatales y federales, un proceso de nóminas simplificado es esencial para que los empleados estén contentos y su empresa prospere. La plataforma de PEOPayGo simplifica todo el proceso, desde la incorporación de nuevos empleados y el seguimiento del tiempo hasta la declaración de impuestos y la gestión de beneficios. La automatización de sus procesos de nómina con la ayuda de PEOPayGo también garantiza que se haga con precisión y a tiempo.

 

3. Apoyo de expertos

El equipo de expertos de PEOPayGo está siempre a su disposición para ayudarle en lo que necesite, tanto si no está seguro de cómo gestionar el traslado de un empleado a otro estado como si está intentando comprender las diferentes leyes salariales. Cuando se asocie con PEOPayGo, recibirá el apoyo que necesita como pequeña o mediana empresa.

 

Simplifique la nómina con la experiencia multiestatal de PEOPayGo

Gestionar las nóminas en varios estados puede ser complicado y, como propietario de una pequeña empresa, es probable que ya tenga mucho que hacer. Puede ser difícil hacer un seguimiento de las diferentes leyes salariales de cada estado, sobre todo cuando las normas y reglamentos cambian constantemente.

 

Cuando trabaje con PEOPayGopuede estar seguro de que su empresa cumplirá la normativa estatal y federal en materia de nóminas. No solo recibirá asistencia para el cumplimiento de la normativa, sino que dispondrá de procesos de nómina racionalizados que ayudarán a su organización a simplificarse y prosperar.

 

Si es propietario de una empresa o director de RRHH con empleados en varios estados o a distancia, póngase en contacto con PEOPayGo hoy mismo para obtener la asistencia en materia de nóminas que necesita.

 

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Una auditoría anual es una parte normal de la vida de los propietarios de pequeñas empresas que necesitan un seguro de indemnización por accidentes laborales. No debería preocuparle demasiado. La póliza de accidentes de trabajo de todas las empresas la incluye, independientemente de su tamaño. El único requisito que exigen la mayoría de los estados es que los proveedores de seguros realicen una auditoría de indemnización por accidentes de trabajo para verificar que empresas están pagando la cantidad correcta por su cobertura.

¿Qué es una auditoría de accidentes de trabajo?

indemnización por accidente laboral La auditoría es una revisión de los registros al final del año. El objetivo de esta auditoría es garantizar que ha pagado correctamente la prima del seguro de compensación de los trabajadores. El auditor puede realizar la auditoría por correo, teléfono o en persona, dependiendo del tipo de empresa. 

El proveedor de seguros suele realizar auditorías para comprobar si las nóminas y otros registros que se cotizaron al inicio de la póliza reflejan las nóminas reales y el alcance del trabajo realizado durante el periodo de la póliza. Si los registros no coinciden, se realiza un ajuste en el precio del seguro de accidentes de trabajo para el año de la póliza. 

Durante la auditoría, también se evalúa si los subcontratistas que ha contratado están asegurados. Si el subcontratista no está asegurado, también se puede cobrar al tomador del seguro.

¿Por qué es importante la auditoría de accidentes de trabajo?

Para contratar un seguro de compensación de los trabajadores, debe compartir una estimación de la nómina y los tipos de trabajo que realizarán sus empleados durante el periodo de vigencia de la póliza. En seguro de accidentes laborales El proveedor utiliza su estimación, junto con otros factores, para calcular su prima. 

Un periodo de póliza, que suele ser de un año, no siempre refleja la nómina real y el alcance del trabajo de su empresa. Además, la cantidad de trabajo que tiene que completar durante el año puede ser mayor de lo esperado, o algo inesperado puede hacer que su nómina real sea inferior. Para realizar ajustes en la prima inicial, la mayoría de los reguladores estatales exigen una auditoría anual.

¿Es cara una auditoría de la compensación de los trabajadores?

No tiene que preocuparse por un precio inesperadamente alto. seguro de accidentes laborales factura si ese es su mayor temor. En la mayoría de los casos, una auditoría dará lugar a un ajuste de la prima de su póliza, pero normalmente no por una cantidad significativa en comparación con la prima estimada que pagó al inicio de la vigencia de su póliza. Incluso si la prima real es inferior a la estimada, es posible que le devuelvan dinero.

Auditoría de accidentes de trabajo: Paso a paso

Es fundamental llevar los registros adecuadamente para garantizar un proceso de auditoría del seguro de indemnización por accidentes de trabajo sin problemas. Mientras no tenga que dedicar tiempo a buscar documentos e información, podrá proporcionar todo lo necesario para que el auditor pueda trabajar con eficacia. Mantener buenos registros hará que este proceso sea mucho más fácil.

Los siguientes pasos explican cómo realizar la auditoría anual de las primas del seguro de indemnización por accidentes de trabajo:

 

Paso 1: Actualizar las descripciones de los puestos

 

Las primas del seguro de accidentes de trabajo vienen determinadas por el tipo de trabajo que realizan sus empleados (en concreto, por la peligrosidad del trabajo), por lo que debe asegurarse de que las descripciones de los puestos de trabajo reflejan lo que hacen los empleados. Siempre debe tener descripciones precisas de los puestos de sus empleados por varias razones, por lo que es una buena idea mantenerlas actualizadas durante el año. Esto simplificará las auditorías de indemnización por accidentes laborales.

 

Paso 2: Reunir todos los documentos pertinentes

 

Póngase en contacto con su proveedor de seguros de accidentes de trabajo para obtener información detallada sobre cómo realizar la auditoría. Pero, en general, debería tener a mano estos datos:

Paso 3: Organice sus archivos

 

La forma más fácil de garantizar que su auditoría se desarrolle sin problemas es organizar todos los documentos necesarios por tipo. Por ejemplo, mantenga todo lo relacionado con las nóminas de los empleados junto, la información de los contratistas junto y las descripciones de los puestos de trabajo juntas.

 

Paso 4: Proporcionar al auditor sólo lo que pida 

 

Proporcione a su auditor sólo la información que solicite. No sobrecargue a su auditor con demasiada información. Eso podría causar más retrasos y idas y venidas en el proceso.

 

Es importante que se comunique con su auditor y le haga preguntas si algo no está claro en relación con su auditoría de indemnización por accidentes de trabajo. Puede ser tan sencillo como rellenar unos formularios en línea o tan complejo como una visita in situ. Asegúrese de leer detenidamente todos los documentos que le presente su auditor y tenga cuidado de no firmar nada incorrecto o incompleto.Asegúrese de investigar estado leyes de compensación de los trabajadores y consulte a un asesor de confianza, ya que cada situación es única.

¿Qué ocurre después de una auditoría del seguro de accidentes de trabajo?

Asegúrese de que está pagando el importe correcto por su cobertura de la indemnización por accidente laboral. Una auditoría puede dar lugar a varios resultados. Algunos ejemplos son:

PEOPAYGO puede ayudarle

Como Organización Profesional de Empleados (OPE), P.E.O.PayGo puede ayudarle a conseguir workers comp, agrupar nóminas, RRHH y realizar todas las funciones quebraderos de cabeza de una pequeña empresa, todo ello ahorrándole tiempo y dinero. Deje que nuestro Instaquote haga todo el trabajo, no necesitamos mucha información y tarda 2 minutos. Nuestro software hace todo el trabajo por usted. 

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