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Una auditoría anual es una parte normal de la vida de los propietarios de pequeñas empresas que necesitan un seguro de indemnización por accidentes laborales. No debería preocuparle demasiado. La póliza de accidentes de trabajo de todas las empresas la incluye, independientemente de su tamaño. El único requisito que exigen la mayoría de los estados es que los proveedores de seguros realicen una auditoría de indemnización por accidentes de trabajo para verificar que empresas están pagando la cantidad correcta por su cobertura.
¿Qué es una auditoría de accidentes de trabajo?
A indemnización por accidente laboral La auditoría es una revisión de los registros al final del año. El objetivo de esta auditoría es garantizar que ha pagado correctamente la prima del seguro de compensación de los trabajadores. El auditor puede realizar la auditoría por correo, teléfono o en persona, dependiendo del tipo de empresa.
El proveedor de seguros suele realizar auditorías para comprobar si las nóminas y otros registros que se cotizaron al inicio de la póliza reflejan las nóminas reales y el alcance del trabajo realizado durante el periodo de la póliza. Si los registros no coinciden, se realiza un ajuste en el precio del seguro de accidentes de trabajo para el año de la póliza.
Durante la auditoría, también se evalúa si los subcontratistas que ha contratado están asegurados. Si el subcontratista no está asegurado, también se puede cobrar al tomador del seguro.
¿Por qué es importante la auditoría de accidentes de trabajo?
Para contratar un seguro de compensación de los trabajadores, debe compartir una estimación de la nómina y los tipos de trabajo que realizarán sus empleados durante el periodo de vigencia de la póliza. En seguro de accidentes laborales El proveedor utiliza su estimación, junto con otros factores, para calcular su prima.
Un periodo de póliza, que suele ser de un año, no siempre refleja la nómina real y el alcance del trabajo de su empresa. Además, la cantidad de trabajo que tiene que completar durante el año puede ser mayor de lo esperado, o algo inesperado puede hacer que su nómina real sea inferior. Para realizar ajustes en la prima inicial, la mayoría de los reguladores estatales exigen una auditoría anual.
¿Es cara una auditoría de la compensación de los trabajadores?
No tiene que preocuparse por un precio inesperadamente alto. seguro de accidentes laborales factura si ese es su mayor temor. En la mayoría de los casos, una auditoría dará lugar a un ajuste de la prima de su póliza, pero normalmente no por una cantidad significativa en comparación con la prima estimada que pagó al inicio de la vigencia de su póliza. Incluso si la prima real es inferior a la estimada, es posible que le devuelvan dinero.
Auditoría de accidentes de trabajo: Paso a paso
Es fundamental llevar los registros adecuadamente para garantizar un proceso de auditoría del seguro de indemnización por accidentes de trabajo sin problemas. Mientras no tenga que dedicar tiempo a buscar documentos e información, podrá proporcionar todo lo necesario para que el auditor pueda trabajar con eficacia. Mantener buenos registros hará que este proceso sea mucho más fácil.
Los siguientes pasos explican cómo realizar la auditoría anual de las primas del seguro de indemnización por accidentes de trabajo:
Paso 1: Actualizar las descripciones de los puestos
Las primas del seguro de accidentes de trabajo vienen determinadas por el tipo de trabajo que realizan sus empleados (en concreto, por la peligrosidad del trabajo), por lo que debe asegurarse de que las descripciones de los puestos de trabajo reflejan lo que hacen los empleados. Siempre debe tener descripciones precisas de los puestos de sus empleados por varias razones, por lo que es una buena idea mantenerlas actualizadas durante el año. Esto simplificará las auditorías de indemnización por accidentes laborales.
Paso 2: Reunir todos los documentos pertinentes
Póngase en contacto con su proveedor de seguros de accidentes de trabajo para obtener información detallada sobre cómo realizar la auditoría. Pero, en general, debería tener a mano estos datos:
- Descripción de las actividades de su empresa
- Descripción detallada de los puestos
- Número de empleados por centro
- Información sobre los propietarios y directivos de su empresa
- Información detallada sobre los contratistas o subcontratistas utilizados por su empresa durante el último año
- Información sobre la nómina de un empleado, incluido el salario, las bonificaciones, las horas extraordinarias, las comisiones, etc.
- Acceso a las cuentas bancarias de su empresa
- El libro mayor contable de su empresa
- Todos los W2 y 1099 emitidos en el último año
- Recibos de pago de contratistas, trabajadores ocasionales y materiales o suministros que haya adquirido.
- Certificados de seguro de accidentes laborales de todos los contratistas
Paso 3: Organice sus archivos
La forma más fácil de garantizar que su auditoría se desarrolle sin problemas es organizar todos los documentos necesarios por tipo. Por ejemplo, mantenga todo lo relacionado con las nóminas de los empleados junto, la información de los contratistas junto y las descripciones de los puestos de trabajo juntas.
Paso 4: Proporcionar al auditor sólo lo que pida
Proporcione a su auditor sólo la información que solicite. No sobrecargue a su auditor con demasiada información. Eso podría causar más retrasos y idas y venidas en el proceso.
Es importante que se comunique con su auditor y le haga preguntas si algo no está claro en relación con su auditoría de indemnización por accidentes de trabajo. Puede ser tan sencillo como rellenar unos formularios en línea o tan complejo como una visita in situ. Asegúrese de leer detenidamente todos los documentos que le presente su auditor y tenga cuidado de no firmar nada incorrecto o incompleto.Asegúrese de investigar estado leyes de compensación de los trabajadores y consulte a un asesor de confianza, ya que cada situación es única.
¿Qué ocurre después de una auditoría del seguro de accidentes de trabajo?
Asegúrese de que está pagando el importe correcto por su cobertura de la indemnización por accidente laboral. Una auditoría puede dar lugar a varios resultados. Algunos ejemplos son:
- Es posible que no incurra en una diferencia de costes si su exposición real al riesgo o su nómina coinciden con lo que estimó.
- Puede tener derecho a un reembolso si su nómina real o la exposición al riesgo es inferior a lo que estimó, y su proveedor de seguros le reembolsará la diferencia.
- Dependiendo de la exposición al riesgo y de su nómina, la prima puede ser superior a la abonada inicialmente, y es posible que tenga que pagar la diferencia al proveedor de seguros.
- No podemos prometer que una auditoría anual del seguro de indemnización por accidentes de trabajo vaya a ser agradable, pero no debería ser demasiado dolorosa siempre que sepa qué esperar y tenga a mano todo lo que necesita.
- Asegúrese de investigar las leyes estatales de indemnización de los trabajadores y consulte a un asesor de confianza, ya que cada situación es única.
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