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El seguro de accidentes laborales en la era del trabajo a distancia

Man working remotely on a computer, representing the impact of remote work on workers' compensation insurance.

El creciente reto de las nóminas multiestatales

Los empresarios, directores financieros y profesionales de RRHH saben lo complejo que puede ser el proceso de gestión de nóminas. Sin embargo, cuando su empresa contrata a empleados que viven en varios estados, el reto es aún mayor.

 

Las diferentes normativas fiscales y las leyes salariales específicas de cada lugar dificultan el cumplimiento de la normativa. El aumento del trabajo a distancia hace que estas complejidades sean cada vez más frecuentes, lo que en última instancia cuesta tiempo y dinero a las empresas.

 

La carga administrativa de nóminas multiestado puede dar lugar a costosos errores, sobre todo para las pequeñas empresas. Las organizaciones profesionales de empleadores (OPE) intervienen para aliviar parte de esa presión encargándose de tareas administrativas como la gestión de nóminas. De este modo, las empresas en crecimiento pueden centrarse únicamente en la gestión de su negocio.

 

Echemos un vistazo más de cerca al cumplimiento de las nóminas en varios estados, por qué las nóminas tradicionales pueden no ser la opción adecuada para su empresa y cómo las OPE ayudan a simplificar el proceso de las nóminas.

 

Comprender el cumplimiento de la normativa sobre nóminas a través de las fronteras estatales

Si es usted propietario de una pequeña empresa, contratar trabajadores a distancia significa tener la posibilidad de acceder a un mayor número de talentos fuera de su área específica. Esto puede ser increíblemente beneficioso para tu negocio, pero también conlleva retos.

 

Uno de los mayores retos que las empresas deben tener en cuenta a la hora de contratar personal transfronterizo es el cumplimiento de las normas y reglamentos relativos a las nóminas. Estas leyes no sólo evolucionan constantemente, sino que también tienden a variar de un estado a otro. Si su empresa incumple la normativa, podría enfrentarse a multas y sanciones cuantiosas.

 

Cuando se contratan trabajadores en varios estados, es importante tener en cuenta que los tipos impositivos estatales, los requisitos del seguro de desempleo, las leyes sobre salarios y horarios y las obligaciones en materia de prestaciones variarán en función de dónde se encuentren los nuevos empleados. Estar al día de estas normativas puede resultar especialmente difícil para las empresas más pequeñas o las que no cuentan con un equipo de recursos humanos.

 

Por qué los sistemas tradicionales de nóminas se quedan cortos

Los sistemas de nóminas tradicionales suelen manejar escenarios de talla única. Si bien pueden procesar los cheques de pago de manera eficiente, pueden no tomar cumplimiento de las nóminas en varios estados en cuenta.

 

En muchos casos, el procesamiento generalizado de nóminas puede dar lugar a retenciones de impuestos mal calculadas, declaraciones estatales tardías o inexactas, o incumplimiento de las leyes salariales estatales.

 

Cómo PEOPayGo hace que las nóminas multiestado sean fáciles y precisas

Desde agilizar las nóminas y garantizar el cumplimiento hasta programas flexibles de pago por uso y asistencia experta al alcance de su mano, PEOPayGo hace que las nóminas multiestado sean fáciles y precisas.

 

1. Cumplimiento de las nóminas

PEOPayGo se especializa en comprender y mantenerse al día con las normas y regulaciones estatales y federales cuando se trata de nóminas. No importa en qué parte de Estados Unidos se encuentren sus trabajadores, PEOPayGo garantiza que su empresa seguirá cumpliendo dichas leyes.

 

2. Procesos de nómina racionalizados

Además de cumplir las normativas estatales y federales, un proceso de nóminas simplificado es esencial para que los empleados estén contentos y su empresa prospere. La plataforma de PEOPayGo simplifica todo el proceso, desde la incorporación de nuevos empleados y el seguimiento del tiempo hasta la declaración de impuestos y la gestión de beneficios. La automatización de sus procesos de nómina con la ayuda de PEOPayGo también garantiza que se haga con precisión y a tiempo.

 

3. Apoyo de expertos

El equipo de expertos de PEOPayGo está siempre a su disposición para ayudarle en lo que necesite, tanto si no está seguro de cómo gestionar el traslado de un empleado a otro estado como si está intentando comprender las diferentes leyes salariales. Cuando se asocie con PEOPayGo, recibirá el apoyo que necesita como pequeña o mediana empresa.

 

Simplifique la nómina con la experiencia multiestatal de PEOPayGo

Gestionar las nóminas en varios estados puede ser complicado y, como propietario de una pequeña empresa, es probable que ya tenga mucho que hacer. Puede ser difícil hacer un seguimiento de las diferentes leyes salariales de cada estado, sobre todo cuando las normas y reglamentos cambian constantemente.

 

Cuando trabaje con PEOPayGopuede estar seguro de que su empresa cumplirá la normativa estatal y federal en materia de nóminas. No solo recibirá asistencia para el cumplimiento de la normativa, sino que dispondrá de procesos de nómina racionalizados que ayudarán a su organización a simplificarse y prosperar.

 

Si es propietario de una empresa o director de RRHH con empleados en varios estados o a distancia, póngase en contacto con PEOPayGo hoy mismo para obtener la asistencia en materia de nóminas que necesita.

 

Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener la cobertura y el apoyo que necesita.

El trabajo a distancia lleva años en auge, pero tras la pandemia del COVID-19, las cosas han cambiado aún más. Los modelos de trabajo a distancia e híbridos -una mezcla de trabajo a distancia y en persona- han pasado a primer plano para muchas empresas, lo que ha provocado también otros cambios en las operaciones. ¿Cómo ha influido la expansión de el trabajo a distancia repercute en el seguro de accidentes laborales? ¿Quién tiene derecho a indemnización por accidente laboral, cuáles son algunos de los nuevos retos y cómo pueden superarlos los empresarios?

¿Tienen derecho a indemnización los trabajadores a distancia?

Tanto si trabajas en una oficina, como si te envían a una misión o trabajas desde casa, tienes derecho a las mismas prestaciones de indemnización por accidente de trabajo. La indemnización por accidente de trabajo se centra menos en el lugar del accidente y más en la causa.

 

Por ejemplo, si tienes un accidente de coche mientras vas o vienes de una reunión con un cliente, podrías tener derecho a cobertura aunque no estuvieras en las instalaciones de la empresa. Aunque puede haber causas de lesiones en el lugar de trabajo incluso cuando se trabaja a distancia, ten en cuenta que las pruebas que demuestren que fue un resultado directo del trabajo siguen siendo necesarias para que se apruebe una reclamación.

¿Cómo se ha adaptado el seguro de accidentes laborales?

Con más personas que trabajan desde casa con sus ordenadores, los tipos de lesiones que se suelen observar han cambiado. Un estudio de diciembre de 2022 muestra que las personas que trabajan desde casa experimentan más dolor musculoesquelético que las personas que trabajan en una oficina.

 

Las oficinas suelen disponer de equipos ergonómicos para ayudar a sus empleados lo mejor posible. En casa, en cambio, la gente puede acomodarse en el sofá o en la mesa del comedor para trabajar durante el día. La falta de apoyo ergonómico puede provocar dolores musculares o articulares, y para muchos trabajadores a distancia, el dolor de cuello y espalda se ha convertido en un problema. Con el tiempo, estos problemas podrían requerir algún tipo de atención médica.

 

A su vez, los cambios que ha traído consigo el trabajo desde casa han hecho que las indemnizaciones por accidentes de trabajo tengan que adaptarse a las nuevas necesidades de muchos empleados. A menudo, los proveedores de seguros pueden ofrecer planes o programas específicos para las necesidades de las empresas remotas que tienen empleados que trabajan desde casa.

¿Cuáles son los retos a la hora de determinar la elegibilidad?

Cuando se trata del seguro de compensación de los trabajadores, varios factores juegan un papel en la elegibilidad, desde el estado de trabajo de un empleado a lo que sucedió cuando se produjo una lesión. En un entorno de oficina, es mucho más fácil hacer un seguimiento de lo que se necesita para ayudar a determinar si un empleado podría o no recibir una indemnización por su lesión.

 

Los propietarios o gerentes de las empresas pueden ver claramente lo que ocurre en la oficina. Si se produce un incidente y alguien resulta herido, suele haber gente cerca para presenciar lo ocurrido y aportar detalles.

 

Además, es relativamente sencillo determinar si el accidente se ha producido en horas de trabajo. En casa, las líneas se difuminan. Un empleado puede alegar fácilmente que se lesionó en horas de trabajo cuando en realidad no fue así. En teoría, los trabajadores a distancia podrían alegar que cualquier incidente se debió a su trabajo. Debido a estas líneas difusas, es necesario disponer de la documentación adecuada de la lesión o enfermedad para presentar una reclamación.

¿Cómo puede ayudar a proteger a sus empleados?

Navegar por la compensación de los trabajadores puede ser complejo, especialmente ahora que las cosas se han movido drásticamente hacia el trabajo a distancia. Muchos medianas empresas recurren a las OPE (organizaciones profesionales de empleadores).

Implantar soluciones eficaces de indemnización por accidentes laborales para el trabajo a distancia

Asociarse con una PEO para la compensación de los trabajadores significa que se encargarán de todas las desalentadoras tareas que conlleva el territorio. Las PEO dan prioridad a la seguridad en el lugar de trabajo, incluso cuando no se trata de una oficina. En última instancia, la gestión adecuada de los riesgos es la mejor manera de ayudar a prevenir lesiones.

 

Los cursos de formación sobre seguridad son una excelente manera de ayudar a los empleados a tomar las decisiones correctas para su salud, haciendo hincapié en la ergonomía, siendo observadores y animándoles a hacer suficientes pausas a lo largo del día, tanto si están en la oficina como en casa.

 

Además, algunos empresarios pueden optar por proporcionar a sus trabajadores a distancia equipos ergonómicos que les ayuden a promover una postura correcta mientras trabajan.

 

En última instancia, mantener abiertas las líneas de comunicación con sus empleados es crucial cuando tiene principalmente trabajadores a distancia. Construye una relación de trabajo basada en la confianza e imparte formación sobre seguridad con regularidad para proteger a tus empleados.

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