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El impacto de los errores en las nóminas de las empresas
Los errores en las nóminas pueden tener un gran impacto en las empresas. Pueden provocar un aumento de la rotación de empleados, una disminución de la productividad, pérdidas financieras, sanciones fiscales y mucho más. Conozca errores en las nóminas y el impacto que pueden tener en las empresas es crucial para ayudar a evitar errores. Si eres propietario de una empresa o responsable de RRHH, es importante contar con un plan que te ayude a garantizar la exactitud de las nóminas.
Echemos un vistazo a algunos de los errores más comunes en las nóminas y sus consecuencias, así como a la forma en que las empresas de servicios públicos de empleo pueden intervenir para ofrecer apoyo en materia de cumplimiento y ayudar a las empresas a evitar errores costosos.
Errores comunes en las nóminas y sus consecuencias
Los errores en las nóminas pueden resultar costosos para cualquier organización. Sin embargo, con una mejor comprensión de lo que son estos errores, puede ser más fácil evitarlos.
1. Clasificación errónea Empleados
Clasificar correctamente a los empleados es esencial a la hora de procesar las nóminas. Como empresario, es crucial entender la diferencia entre empleados y contratistas, y saber cuál es la clasificación correcta para sus trabajadores. Existen ciertas normas y reglamentos en materia de pago de horas extraordinarias y prestaciones que pueden aplicarse a algunos trabajadores, mientras que otros pueden estar exentos. Clasificar incorrectamente a sus empleados puede acarrear repercusiones legales, auditorías del IRS y una disminución de la moral de los empleados.
2. Registros incorrectos o incompletos
Gestionar los registros de nóminas manualmente también puede dejar mucho margen para el error. Como propietario de una empresa o responsable de RR.HH., es probable que tenga las manos llenas de trabajo. Llevar un registro de las hojas de cálculo y de los pagos a los empleados puede ser increíblemente abrumador. Los registros de nóminas incompletos pueden llevar a pagar de menos a los empleados, así como a incumplir las leyes fiscales estatales y federales.
3. Cálculo incorrecto de salarios y pago de horas extraordinarias
Calcular mal los salarios y las horas extraordinarias no es raro cuando se trata de procesar manualmente las nóminas. Puede ser difícil hacer un seguimiento preciso de las horas y las horas extraordinarias de los empleados cuando se tienen tantas otras tareas entre manos. Pagar de menos a los empleados puede dar una mala imagen de la empresa. Pagarles de más, sin embargo, puede ser igual de perjudicial para la moral, ya que se espera que pidas que te devuelvan ese dinero.
4. Gastos pendientes
Ya sea debido a errores en la introducción de datos o a que los empleados presentan sus gastos demasiado tarde, estos gastos omitidos pueden repercutir en su empresa y en su cumplimiento de las leyes estatales y federales. Pasar por alto gastos reembolsables no solo hace que tus empleados se sientan frustrados, sino que también te genera más trabajo a posteriori.
5. Presentación incorrecta de los impuestos
El procesamiento manual de las nóminas deja margen para el error humano en la presentación de impuestos. Tanto si se clasificó incorrectamente a un empleado en un principio como si se calcularon mal los salarios, los errores fiscales pueden acarrear problemas con Hacienda, sanciones y multas, así como tiempo invertido en dar marcha atrás para corregir estos errores.
Cómo ayudan las OPE a evitar errores en las nóminas y a garantizar el cumplimiento de la normativa
Las organizaciones profesionales de empleadores (OPE) se encargan de las tareas administrativas de su empresa. Si tienes una empresa, es probable que tengas que centrarte en otras áreas, por lo que contar con expertos en nóminas puede ser muy beneficioso.
1. Procesamiento simplificado de las nóminas
Esencialmente, todo lo que ofrece una PEO puede ayudar a agilizar el procesamiento de las nóminas. Las PEO son expertas en la materia y utilizan software especializado en nóminas para simplificar el proceso y garantizar la precisión. El seguimiento del tiempo, el pago de las horas extraordinarias, las prestaciones y el tiempo libre remunerado pueden gestionarse en un solo lugar y, a continuación, integrarse.
2. Experiencia en cumplimiento de la normativa
Las OPE se han propuesto conocer a fondo las leyes fiscales y laborales estatales y federales. Estas normas y regulaciones pueden ser increíblemente complejas y lleva tiempo comprenderlas en su totalidad. La experiencia de las PEO en el cumplimiento de la normativa puede ayudarle a ahorrar dinero a largo plazo al evitar posibles multas y sanciones.
3. Automatización para mayor precisión y eficacia
Cuando trabaje con una PEO, los empleados tendrán su propio portal para acceder y ajustar su información. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente por su parte como empleador para ayudar a reducir los errores humanos. La automatización también significa que los empleados cobrarán siempre a tiempo.
Simplificar la nómina con los servicios PEO
Si está preparado para eliminar errores en las nóminas, garantizar el cumplimiento y aumentar la satisfacción de los empleados, PEOPayGo está aquí para ayudarle. Nuestros servicios PEO de confianza simplifican las nóminas, ofrecen nóminas precisas y proporcionan tranquilidad a los propietarios de empresas y a los responsables de RRHH.
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