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Auditoría del Seguro de Compensación Para Trabajadores

El creciente reto de las nóminas multiestatales

Los empresarios, directores financieros y profesionales de RRHH saben lo complejo que puede ser el proceso de gestión de nóminas. Sin embargo, cuando su empresa contrata a empleados que viven en varios estados, el reto es aún mayor.

 

Las diferentes normativas fiscales y las leyes salariales específicas de cada lugar dificultan el cumplimiento de la normativa. El aumento del trabajo a distancia hace que estas complejidades sean cada vez más frecuentes, lo que en última instancia cuesta tiempo y dinero a las empresas.

 

La carga administrativa de nóminas multiestado puede dar lugar a costosos errores, sobre todo para las pequeñas empresas. Las organizaciones profesionales de empleadores (OPE) intervienen para aliviar parte de esa presión encargándose de tareas administrativas como la gestión de nóminas. De este modo, las empresas en crecimiento pueden centrarse únicamente en la gestión de su negocio.

 

Echemos un vistazo más de cerca al cumplimiento de las nóminas en varios estados, por qué las nóminas tradicionales pueden no ser la opción adecuada para su empresa y cómo las OPE ayudan a simplificar el proceso de las nóminas.

 

Comprender el cumplimiento de la normativa sobre nóminas a través de las fronteras estatales

Si es usted propietario de una pequeña empresa, contratar trabajadores a distancia significa tener la posibilidad de acceder a un mayor número de talentos fuera de su área específica. Esto puede ser increíblemente beneficioso para tu negocio, pero también conlleva retos.

 

Uno de los mayores retos que las empresas deben tener en cuenta a la hora de contratar personal transfronterizo es el cumplimiento de las normas y reglamentos relativos a las nóminas. Estas leyes no sólo evolucionan constantemente, sino que también tienden a variar de un estado a otro. Si su empresa incumple la normativa, podría enfrentarse a multas y sanciones cuantiosas.

 

Cuando se contratan trabajadores en varios estados, es importante tener en cuenta que los tipos impositivos estatales, los requisitos del seguro de desempleo, las leyes sobre salarios y horarios y las obligaciones en materia de prestaciones variarán en función de dónde se encuentren los nuevos empleados. Estar al día de estas normativas puede resultar especialmente difícil para las empresas más pequeñas o las que no cuentan con un equipo de recursos humanos.

 

Por qué los sistemas tradicionales de nóminas se quedan cortos

Los sistemas de nóminas tradicionales suelen manejar escenarios de talla única. Si bien pueden procesar los cheques de pago de manera eficiente, pueden no tomar cumplimiento de las nóminas en varios estados en cuenta.

 

En muchos casos, el procesamiento generalizado de nóminas puede dar lugar a retenciones de impuestos mal calculadas, declaraciones estatales tardías o inexactas, o incumplimiento de las leyes salariales estatales.

 

Cómo PEOPayGo hace que las nóminas multiestado sean fáciles y precisas

Desde agilizar las nóminas y garantizar el cumplimiento hasta programas flexibles de pago por uso y asistencia experta al alcance de su mano, PEOPayGo hace que las nóminas multiestado sean fáciles y precisas.

 

1. Cumplimiento de las nóminas

PEOPayGo se especializa en comprender y mantenerse al día con las normas y regulaciones estatales y federales cuando se trata de nóminas. No importa en qué parte de Estados Unidos se encuentren sus trabajadores, PEOPayGo garantiza que su empresa seguirá cumpliendo dichas leyes.

 

2. Procesos de nómina racionalizados

Además de cumplir las normativas estatales y federales, un proceso de nóminas simplificado es esencial para que los empleados estén contentos y su empresa prospere. La plataforma de PEOPayGo simplifica todo el proceso, desde la incorporación de nuevos empleados y el seguimiento del tiempo hasta la declaración de impuestos y la gestión de beneficios. La automatización de sus procesos de nómina con la ayuda de PEOPayGo también garantiza que se haga con precisión y a tiempo.

 

3. Apoyo de expertos

El equipo de expertos de PEOPayGo está siempre a su disposición para ayudarle en lo que necesite, tanto si no está seguro de cómo gestionar el traslado de un empleado a otro estado como si está intentando comprender las diferentes leyes salariales. Cuando se asocie con PEOPayGo, recibirá el apoyo que necesita como pequeña o mediana empresa.

 

Simplifique la nómina con la experiencia multiestatal de PEOPayGo

Gestionar las nóminas en varios estados puede ser complicado y, como propietario de una pequeña empresa, es probable que ya tenga mucho que hacer. Puede ser difícil hacer un seguimiento de las diferentes leyes salariales de cada estado, sobre todo cuando las normas y reglamentos cambian constantemente.

 

Cuando trabaje con PEOPayGopuede estar seguro de que su empresa cumplirá la normativa estatal y federal en materia de nóminas. No solo recibirá asistencia para el cumplimiento de la normativa, sino que dispondrá de procesos de nómina racionalizados que ayudarán a su organización a simplificarse y prosperar.

 

Si es propietario de una empresa o director de RRHH con empleados en varios estados o a distancia, póngase en contacto con PEOPayGo hoy mismo para obtener la asistencia en materia de nóminas que necesita.

 

Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener la cobertura y el apoyo que necesita.

Una auditoría anual es parte de la vida de los propietarios de pequeñas empresas que necesitan un seguro de compensación para trabajadores. No deberías preocuparte demasiado por eso. La política del seguro de compensación para trabajadores de cada empresa lo incluye, independientemente del tamaño de la misma. El único requisito que exigen la mayoría de los estados es que los proveedores de seguros realicen una auditoría del seguro de compensación para trabajadores para verificar que las empresas estén pagando la cantidad correcta por su cobertura.

¿Qué es la Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?

Una auditoría del seguro de compensación para trabajadores es una revisión de los registros al final del año. El propósito de esta auditoría es asegurarse de que haya pagado la prima correcta del seguro de indemnización para trabajadores. El auditor puede realizar la auditoría por correo, teléfono o en persona, dependiendo del tipo de negocio.

A menudo, su proveedor de seguros realiza auditorías para verificar si la nómina y otros registros que se cotizaron al inicio de la póliza reflejan la nómina real y el alcance del trabajo realizado durante el período de la póliza. Si los registros no coinciden, se hace un ajuste al precio del seguro de compensación de trabajadores para el año de la póliza.

Durante la auditoría, también se evalúa si los subcontratistas que contrató están asegurados. Asimismo, se puede cobrar al asesor de seguro si el subcontratista no está asegurado.

¿Por qué es Importante la Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?

Una auditoría del workers' compensation insurance es una revisión de los registros al final del año. El propósito de esta auditoría es asegurarse de que haya pagado la prima correcta del seguro de compensación para trabajadores. El auditor puede realizar la auditoría por correo, teléfono o en persona, según el tipo de negocio.

Para comprar un seguro de compensación para trabajadores, debe compartir una estimación de la nómina y los tipos de trabajo que realizarán sus empleados durante el período de la póliza. Su proveedor de seguro de compensación para trabajadores utiliza su estimación, junto con otros factores, para calcular su prima.

El período de una póliza, que suele ser de un año, no siempre refleja la nómina real y el alcance del trabajo de su empresa. Además, la cantidad de trabajo que necesita completar durante el año puede ser más de lo esperado, o algo inesperado puede hacer que su nómina real sea menor. Para hacer ajustes a la prima inicial, la mayoría de los reguladores estatales exigen una auditoría anual.

¿Es Costosa una Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?

No tiene que preocuparse por una factura de seguro de compensación laboral inesperadamente alta si ese es su mayor temor. En la mayoría de los casos, una auditoría resultará en un ajuste a la prima de su póliza, pero normalmente no por una cantidad significativa en comparación con la prima estimada que pagó al comienzo del plazo de su póliza. Incluso si su prima real es más baja que sus estimaciones anteriores, ¡Es posible que reciba un reembolso!

Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores: Paso a Paso

Es fundamental mantener los registros correctamente para garantizar un proceso de auditoría fluido para el seguro de compensación para trabajadores. Siempre que no tenga que perder tiempo buscando documentos e información, podrá proporcionar todo lo que necesite para que el auditor pueda trabajar de manera eficiente. Mantener buenos registros hará que este proceso sea mucho más fácil.

Los siguientes pasos explican cómo llevará a cabo la auditoría anual de la prima del seguro de compensación para trabajadores:

Paso 1: Actualice las descripciones de trabajo

 

Las primas de su seguro de compensación para trabajadores están determinadas por los tipos de trabajo que realizan sus empleados (específicamente, qué tan peligroso es el trabajo), por lo que querrá asegurarse de que las descripciones de su trabajo reflejen lo que están haciendo los empleados. Siempre debe tener descripciones de trabajo precisas para sus empleados por una variedad de razones, por lo que es una buena idea mantenerlas actualizadas durante el año. Esto simplificará las auditorías del seguro de compensación para trabajadores.

Paso 2: Reúna todos los documentos relevantes

 

Debe comunicarse con su proveedor de seguro de compensación para trabajadores para obtener detalles sobre cómo completar su auditoría. En general, debe tener la siguiente información a mano:

Paso 3: Organice sus registros

 

La forma más fácil de garantizar que su auditoría se desarrolle sin problemas es organizar todos los documentos necesarios por tipo. Por ejemplo, mantenga todo lo relacionado con la nómina de empleados junto, la información del contratista junto y las descripciones de trabajo juntas.

 

Paso 4: Proporcione al auditor sólo lo que solicite

 

Proporcione a su auditor del seguro de compensación para trabajadores solo la información que solicite. No sobrecargue a su auditor con demasiada información. Eso podría causar más retrasos y vaivenes en el proceso.

 

Es importante comunicarse con su auditor y hacer preguntas si algo no está claro con respecto a la auditoría de compensación de trabajadores. Puede ser tan simple como completar algunos formularios en línea o tan complejo como una visita in situ. Asegúrese de leer cuidadosamente todos los documentos que le presente su auditor y tenga cuidado de no firmar nada incorrecto o incompleto.

Después de una Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores, ¿Qué Sucede?

Asegúrese de pagar la cantidad correcta por la cobertura de compensación para trabajadores. Una auditoría puede tener varios resultados. Algunos ejemplos son:

No podemos prometer que una auditoría anual del seguro de compensación para trabajadores sea placentera, pero no debería ser demasiado dolorosa siempre que sepa qué esperar y tenga todo lo que necesita a mano.

Asegúrese de investigar las leyes estatales del seguro de compensación para trabajadores y consulte a un asesor de confianza, ya que cada situación es única.

¡PEOPAYGO Puede Ayudarle!

Como Organización de Empleados Profesionales (OEP), P.E.O.PayGo lo ayuda a obtener su Seguro de Compensación de Trabajadores, paquete de nómina, recursos humanos, además de realizar todas las funciones agotadoras de una pequeña empresa, mientras ahorra tiempo y dinero. Deje que nuestro Instaquote haga todo el trabajo, no necesitamos mucha información y solo toma 2 minutos. Nuestro software hace todo el trabajo por usted.

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