Una auditoría anual es parte de la vida de los propietarios de pequeñas empresas que necesitan un seguro de compensación para trabajadores. No deberías preocuparte demasiado por eso. La política de el seguro de compensación para trabajadores de cada empresa lo incluye, independientemente del tamaño de la misma. El único requisito que exigen la mayoría de los estados es que los proveedores de seguros realicen una auditoría del seguro de compensación para trabajadores para verificar que las empresas estén pagando la cantidad correcta por su cobertura.
¿Qué es la Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?
Una auditoría del seguro de compensación para trabajadores es una revisión de los registros al final del año. El propósito de esta auditoría es asegurarse de que haya pagado la prima correcta del seguro de compensación para trabajadores. El auditor puede realizar la auditoría por correo, teléfono o en persona, dependiendo del tipo de negocio.
A menudo, su proveedor de seguros realiza auditorías para verificar si la nómina y otros registros que se cotizaron al comienzo de la póliza reflejan la nómina real y el alcance del trabajo realizado durante el período de la póliza. Si los registros no coinciden, se hace un ajuste al precio del seguro de compensación de trabajadores para el año de la póliza.
Durante la auditoría, también se evalúa si los subcontratistas que contrató están asegurados. Asimismo, se puede cobrar al asesor de seguro si el subcontratista no está asegurado.
¿Por qué es Importante la Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?
Una auditoría del seguro de compensación para trabajadores es una revisión de los registros al final del año. El propósito de esta auditoría es asegurarse de que haya pagado la prima correcta del seguro de compensación para trabajadores. El auditor puede realizar la auditoría por correo, teléfono o en persona, según el tipo de negocio.
Para comprar un seguro de compensación para trabajadores, debe compartir una estimación de la nómina y los tipos de trabajo que realizarán sus empleados durante el período de la póliza. Su proveedor de seguro de compensación para trabajadores utiliza su estimación, junto con otros factores, para calcular su prima.
El período de una póliza, que suele ser de un año, no siempre refleja la nómina real y el alcance del trabajo de su empresa. Además, la cantidad de trabajo que necesita completar durante el año puede ser más de lo esperado, o algo inesperado puede hacer que su nómina real sea menor. Para hacer ajustes a la prima inicial, la mayoría de los reguladores estatales exigen una auditoría anual.
¿Es Costosa una Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?
No tiene que preocuparse por una factura de seguro de compensación laboral inesperadamente alta si ese es su mayor temor. En la mayoría de los casos, una auditoría resultará en un ajuste a la prima de su póliza, pero normalmente no por una cantidad significativa en comparación con la prima estimada que pagó al comienzo del plazo de su póliza. Incluso si su prima real es más baja que sus estimaciones anteriores, ¡Es posible que reciba un reembolso!
Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores: Paso a Paso
Es fundamental mantener los registros correctamente para garantizar un proceso de auditoría fluido para el seguro de compensación para trabajadores. Siempre que no tenga que perder tiempo buscando documentos e información, podrá proporcionar todo lo que necesita para que el auditor pueda trabajar de manera eficiente. Mantener buenos registros hará que este proceso sea mucho más fácil.
Los siguientes pasos explican cómo llevará a cabo la auditoría anual de la prima del seguro de compensación para trabajadores:
Paso 1: Actualice las descripciones de trabajo
Las primas de su seguro de compensación para trabajadores están determinadas por los tipos de trabajo que realizan sus empleados (específicamente, qué tan peligroso es el trabajo), por lo que querrá asegurarse de que las descripciones de su trabajo reflejen lo que están haciendo los empleados. Siempre debe tener descripciones de trabajo precisas para sus empleados por una variedad de razones, por lo que es una buena idea mantenerlas actualizadas durante el año. Esto simplificará las auditorías del seguro de compensación para trabajadores.
Paso 2: Reúna todos los documentos relevantes
Debe comunicarse con su proveedor de seguro de compensación para trabajadores para obtener detalles sobre cómo completar su auditoría. En general, debe tener la siguiente información a mano:
- Descripción de las actividades de su empresa
- Descripciones detalladas de puestos
- Número de empleados por ubicación
- Información sobre los propietarios y funcionarios de su empresa
- Información detallada sobre los contratistas o subcontratistas utilizados por su empresa durante el último año
- La información de la nómina de un empleado, incluido el salario, las bonificaciones, las horas extra, las comisiones, etc.
- Acceso a las cuentas bancarias de su empresa
- El libro mayor de contabilidad de su empresa
- Todos los W2 y 1099 emitidos en el último año
- Recibos de pago de contratistas, trabajadores ocasionales y materiales o suministros que compró
- Certificados de seguro de accidentes de trabajo para todos los contratistas
Paso 3: Organice sus registros
La forma más fácil de garantizar que su auditoría se desarrolle sin problemas es organizar todos los documentos necesarios por tipo. Por ejemplo, mantenga todo lo relacionado con la nómina de empleados junto, la información del contratista junto y las descripciones de trabajo juntas.
Paso 4: Proporcione al auditor solo lo que solicita
Proporcione a su auditor del seguro de compensación para trabajadores solo la información que solicita. No sobrecargue a su auditor con demasiada información. Eso podría causar más retrasos y vaivenes en el proceso.
Es importante comunicarse con su auditor y hacer preguntas si algo no está claro con respecto a la auditoría de compensación de trabajadores. Puede ser tan simple como completar algunos formularios en línea o tan complejo como una visita in situ. Asegúrese de leer cuidadosamente todos los documentos que le presente su auditor y tenga cuidado de no firmar nada incorrecto o incompleto.
Después de una Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores, ¿Qué Sucede?
Asegúrese de pagar la cantidad correcta por la cobertura de compensación para trabajadores. Una auditoría puede tener varios resultados. Algunos ejemplos son:
- Es posible que no incurra en una diferencia en los costos si su exposición al riesgo real o su nómina coinciden con lo que estimó.
- Es posible que tenga derecho a un reembolso si su nómina real o exposición al riesgo es inferior a lo que calculó, y su proveedor de seguros le reembolsará la diferencia.
- Según la exposición al riesgo y su nómina, su prima puede ser mayor que la pagada inicialmente y es posible que deba pagar la diferencia al proveedor de seguros.
No podemos prometer que una auditoría anual del seguro de compensación para trabajadores sea placentera, pero no debería ser demasiado dolorosa siempre que sepa qué esperar y tenga todo lo que necesita a mano.
Asegúrese de investigar las leyes estatales del seguro de compensación para trabajadores y consulte a un asesor de confianza, ya que cada situación es única.
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