An annual audit is a normal part of life for small business owners who need workers’ compensation insurance. You shouldn’t worry too much about it. Every business’s workers’ comp policy includes it, regardless of size. The one requirement that most states require is for insurance providers to conduct a workers’ compensation audit to verify that businesses are paying the right amount for their coverage.
What Is A Workers' Comp Audit?
A workers’ compensation audit is a review of records at the end of the year. The purpose of this audit is to ensure you have paid the correct workers’ compensation insurance premium. The auditor may conduct the audit by mail, phone, or in-person, depending on the business type.
Audits are often conducted by your insurance provider to verify whether the payroll and other records that were quoted at the beginning of the policy reflect the actual payroll and the scope of the work done during the policy period. If the records don’t match, an adjustment is made to the workers’ comp insurance price for the policy year.
During the audit, it is also evaluated whether the subcontractors you hired are insured. The policyholder may also be charged if the subcontractor is not insured.
Why Is Workers' Comp Audit Important?
To purchase workers’ comp insurance, you must share an estimate of payroll and the types of work your employees will perform during the policy period. Your workers’ comp insurance provider uses your estimate, along with other factors, to calculate your premium.
A policy period, which is typically one year, does not always reflect the actual payroll and scope of work for your business. In addition, the amount of work you need to complete during the year may be more than expected, or something unexpected may cause your actual payroll to be lower. To make adjustments to the initial premium, most state regulators require an annual audit.
Is A Workers' Comp Audit Expensive?
You don’t have to worry about an unexpectedly high worker’s compensation insurance bill if that’s your biggest fear. In most cases, an audit will result in an adjustment to your policy premium, but normally not by a significant amount compared to the estimated premium you paid at the start of your policy term. Even if your actual premium is lower than your earlier estimates, you may receive money back!
Workers' Comp Audit: Step By Step
It is crucial to keep records properly to ensure a smooth audit process for workers’ compensation insurance. As long as you don’t have to spend time finding documents and information, you’ll be able to provide everything you need so the auditor can work efficiently. Maintaining good records will make this process much easier.
The following steps explain how you will conduct your annual workers’ compensation insurance premium audit:
Step 1: Update job descriptions
Your workers’ comp insurance premiums are determined by what types of work your employees do (specifically, how dangerous the job is), so you’ll want to be sure that your job descriptions reflect what the employees are doing. You should always have accurate job descriptions for your employees for a variety of reasons, so it’s a good idea to keep them updated during the year. This will simplify workers’ compensation audits.
Step 2: Assemble all relevant documents
You should contact your workers’ comp insurance provider for details about how to complete your audit. But generally, you should have these pieces of information handy:
- Description of your company’s activities
- Detailed job descriptions
- Number of employees per location
- Information about the owners and officers of your company
- Detailed information about the contractors or subcontractors used by your company during the past year
- An employee’s payroll information, including salary, bonuses, overtime, commissions, etc.
- Access to your company’s bank accounts
- The accounting general ledger for your company
- All W2s and 1099s issued in the recent year
- Payment receipts for contractors, casual laborers, and materials or supplies you purchased
- Workers’ compensation insurance certificates for all contractors
Step 3: Organize your records
The easiest way to ensure that your audit will run smoothly is to organize all necessary documents by type. For example, keep everything related to employee payroll together, contractor information together, and job descriptions together.
Step 4: Provide the auditor with only what they ask for
Provide your workers’ compensation auditor with only the information he/she requests. Don’t overburden your auditor with too much information. That could cause further delays and back-and-forths in the process.
It’s important to communicate with your auditor and ask questions if anything is unclear regarding your workers’ compensation audit. It could be as simple as filling out some online forms or as complex as an on-site visit. Be sure to carefully read all documents your auditor presents you with, and be careful not to sign anything incorrect or incomplete.
After A Workers' Comp Audit, What Happens?
Make sure you are paying the correct amount for your workers’ compensation coverage. An audit may result in several outcomes. Some examples are:
- You may not incur a difference in costs if your actual risk exposure or payroll matches what you estimated.
- You may be entitled to a refund if your actual payroll or risk exposure is lower than what you estimated, and your insurance provider will refund you the difference.
- Depending on the risk exposure and your payroll, your premium may be more than initially paid, and you might have to pay the difference to the insurance provider.
We cannot promise that an annual workers’ compensation insurance audit will be enjoyable, but it shouldn’t be too painful as long as you know what to expect and have everything you need on hand.
Be sure you research state workers’ compensation laws and consult a trusted advisor, as each situation is unique.
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Una auditoría anual es parte de la vida de los propietarios de pequeñas empresas que necesitan un seguro de compensación para trabajadores. No deberías preocuparte demasiado por eso. La política de el seguro de compensación para trabajadores de cada empresa lo incluye, independientemente del tamaño de la misma. El único requisito que exigen la mayoría de los estados es que los proveedores de seguros realicen una auditoría del seguro de compensación para trabajadores para verificar que las empresas estén pagando la cantidad correcta por su cobertura.
¿Qué es la Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?
Una auditoría del seguro de compensación para trabajadores es una revisión de los registros al final del año. El propósito de esta auditoría es asegurarse de que haya pagado la prima correcta del seguro de compensación para trabajadores. El auditor puede realizar la auditoría por correo, teléfono o en persona, dependiendo del tipo de negocio.
A menudo, su proveedor de seguros realiza auditorías para verificar si la nómina y otros registros que se cotizaron al comienzo de la póliza reflejan la nómina real y el alcance del trabajo realizado durante el período de la póliza. Si los registros no coinciden, se hace un ajuste al precio del seguro de compensación de trabajadores para el año de la póliza.
Durante la auditoría, también se evalúa si los subcontratistas que contrató están asegurados. Asimismo, se puede cobrar al asesor de seguro si el subcontratista no está asegurado.
¿Por qué es Importante la Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?
Una auditoría del seguro de compensación para trabajadores es una revisión de los registros al final del año. El propósito de esta auditoría es asegurarse de que haya pagado la prima correcta del seguro de compensación para trabajadores. El auditor puede realizar la auditoría por correo, teléfono o en persona, según el tipo de negocio.
Para comprar un seguro de compensación para trabajadores, debe compartir una estimación de la nómina y los tipos de trabajo que realizarán sus empleados durante el período de la póliza. Su proveedor de seguro de compensación para trabajadores utiliza su estimación, junto con otros factores, para calcular su prima.
El período de una póliza, que suele ser de un año, no siempre refleja la nómina real y el alcance del trabajo de su empresa. Además, la cantidad de trabajo que necesita completar durante el año puede ser más de lo esperado, o algo inesperado puede hacer que su nómina real sea menor. Para hacer ajustes a la prima inicial, la mayoría de los reguladores estatales exigen una auditoría anual.
¿Es Costosa una Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?
No tiene que preocuparse por una factura de seguro de compensación laboral inesperadamente alta si ese es su mayor temor. En la mayoría de los casos, una auditoría resultará en un ajuste a la prima de su póliza, pero normalmente no por una cantidad significativa en comparación con la prima estimada que pagó al comienzo del plazo de su póliza. Incluso si su prima real es más baja que sus estimaciones anteriores, ¡Es posible que reciba un reembolso!
Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores: Paso a Paso
Es fundamental mantener los registros correctamente para garantizar un proceso de auditoría fluido para el seguro de compensación para trabajadores. Siempre que no tenga que perder tiempo buscando documentos e información, podrá proporcionar todo lo que necesita para que el auditor pueda trabajar de manera eficiente. Mantener buenos registros hará que este proceso sea mucho más fácil.
Los siguientes pasos explican cómo llevará a cabo la auditoría anual de la prima del seguro de compensación para trabajadores:
Paso 1: Actualice las descripciones de trabajo
Las primas de su seguro de compensación para trabajadores están determinadas por los tipos de trabajo que realizan sus empleados (específicamente, qué tan peligroso es el trabajo), por lo que querrá asegurarse de que las descripciones de su trabajo reflejen lo que están haciendo los empleados. Siempre debe tener descripciones de trabajo precisas para sus empleados por una variedad de razones, por lo que es una buena idea mantenerlas actualizadas durante el año. Esto simplificará las auditorías del seguro de compensación para trabajadores.
Paso 2: Reúna todos los documentos relevantes
Debe comunicarse con su proveedor de seguro de compensación para trabajadores para obtener detalles sobre cómo completar su auditoría. En general, debe tener la siguiente información a mano:
- Descripción de las actividades de su empresa
- Descripciones detalladas de puestos
- Número de empleados por ubicación
- Información sobre los propietarios y funcionarios de su empresa
- Información detallada sobre los contratistas o subcontratistas utilizados por su empresa durante el último año
- La información de la nómina de un empleado, incluido el salario, las bonificaciones, las horas extra, las comisiones, etc.
- Acceso a las cuentas bancarias de su empresa
- El libro mayor de contabilidad de su empresa
- Todos los W2 y 1099 emitidos en el último año
- Recibos de pago de contratistas, trabajadores ocasionales y materiales o suministros que compró
- Certificados de seguro de accidentes de trabajo para todos los contratistas
Paso 3: Organice sus registros
La forma más fácil de garantizar que su auditoría se desarrolle sin problemas es organizar todos los documentos necesarios por tipo. Por ejemplo, mantenga todo lo relacionado con la nómina de empleados junto, la información del contratista junto y las descripciones de trabajo juntas.
Paso 4: Proporcione al auditor solo lo que solicita
Proporcione a su auditor del seguro de compensación para trabajadores solo la información que solicita. No sobrecargue a su auditor con demasiada información. Eso podría causar más retrasos y vaivenes en el proceso.
Es importante comunicarse con su auditor y hacer preguntas si algo no está claro con respecto a la auditoría de compensación de trabajadores. Puede ser tan simple como completar algunos formularios en línea o tan complejo como una visita in situ. Asegúrese de leer cuidadosamente todos los documentos que le presente su auditor y tenga cuidado de no firmar nada incorrecto o incompleto.
Después de una Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores, ¿Qué Sucede?
Asegúrese de pagar la cantidad correcta por la cobertura de compensación para trabajadores. Una auditoría puede tener varios resultados. Algunos ejemplos son:
- Es posible que no incurra en una diferencia en los costos si su exposición al riesgo real o su nómina coinciden con lo que estimó.
- Es posible que tenga derecho a un reembolso si su nómina real o exposición al riesgo es inferior a lo que calculó, y su proveedor de seguros le reembolsará la diferencia.
- Según la exposición al riesgo y su nómina, su prima puede ser mayor que la pagada inicialmente y es posible que deba pagar la diferencia al proveedor de seguros.
No podemos prometer que una auditoría anual del seguro de compensación para trabajadores sea placentera, pero no debería ser demasiado dolorosa siempre que sepa qué esperar y tenga todo lo que necesita a mano.
Asegúrese de investigar las leyes estatales del seguro de compensación para trabajadores y consulte a un asesor de confianza, ya que cada situación es única.
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