En una auditoría de nóminas workers comp, el término “nómina” suele incluir los sueldos brutos, los salarios, las comisiones, las primas y las prestaciones por días festivos o vacaciones —y, a menudo, los pagos a subcontratistas no asegurados—, mientras que las horas extras suelen contabilizarse a tarifa normal y pueden excluirse determinados conceptos, como las propinas y las indemnizaciones por despido. La auditoría concilia la nómina que estimaste al inicio de la póliza con lo que realmente pagaste, y luego ajusta tu prima al alza o a la baja. Saber qué cuenta (y qué no) es la manera de evitar una factura sorpresa.
Esta guía se centra específicamente en lo que se considera y lo que no se considera nómina. Para el proceso de auditoría completo, consulta nuestra guía sobre Todo lo que necesitas saber sobre una auditoría workers comp.
Por qué existe la auditoría
Las primas del plan Workers comp se basan en la masa salarial, pero al inicio de la póliza esa cifra es solo una estimación. La auditoría anual compara tu estimación con los salarios reales y vuelve a calcular la prima. Si has pagado más de lo estimado, deberás abonar la diferencia; si has pagado menos, es posible que recibas un reembolso. Por eso es tan importante lo que se tiene en cuenta como masa salarial.
¿Qué suele contar como nómina?
- Salarios brutos
- Comisiones y primas
- Paga por festivos, vacaciones y enfermedad
- Tiempo extra — generalmente contado solo en la parte de tiempo ordinario, no en la parte de prima
- Pagos a subcontratistas que no cuentan con su propio workers comp
- El valor de cierta compensación no monetaria, según el estado
La pieza del subcontratista toma a muchas empresas por sorpresa: si un subcontratista no puede mostrar su propia cobertura, sus pagos a menudo se agregan a su base de nómina en una auditoría. Nuestra guía sobre ¿Qué salarios están cubiertos por el programa workers comp? va más profundo.
Qué se excluye o limita a menudo
- Propinas y gratificaciones (en muchos estados)
- Indemnización por despido
- La parte adicional (extra) de las horas extras, en la mayoría de los estados
- Ciertos reembolsos y pago de enfermedad por terceros
- nómina de propietario/oficial por encima o por debajo de las cantidades mínimas/máximas establecidas por el estado
Las exclusiones varían según el estado, por lo que debe confirmar las reglas de su estado antes de la auditoría.
Cómo prepararse para la auditoría
- Mantenga registros de nómina limpios y organizados durante todo el año.
- Mantener certificados de seguro para cada subcontratista
- Separar las horas extra para que la parte de prima pueda ser excluida
- Confirme el código de clase correcto de cada empleado por sus funciones reales
- Concilia tus informes de nómina a primas trimestralmente para evitar sorpresas al final del año
Si quieres ver cómo encajan la precisión en la presentación de informes de nóminas y el principio workers comp —y evitar sorpresas en las auditorías—, esta herramienta de referencia puede servirte como punto de partida: https://peopaygo.com/get-rate-exchange-blogs/u/step-1.
Cómo el modelo de pago por uso reduce las sorpresas en las auditorías
Dado que el sistema «pay-as-you-go» de workers comp calcula la prima sobre la nómina real de cada período de pago, en lugar de basarse en una estimación inicial, reduce considerablemente la diferencia que hay que conciliar en la auditoría, lo que se traduce en menos facturas elevadas a final de año. La integración de la nómina y workers comp en una misma plataforma permite mantener las cifras alineadas durante todo el año.
Preguntas Frecuentes
¿Qué se incluye en la nómina para una auditoría workers comp?
Generalmente salarios brutos, sueldos, comisiones, bonos y pago de vacaciones, más pagos a subcontratistas no asegurados. Las horas extras suelen contarse solo a tiempo ordinario.
¿Se tienen en cuenta las horas extras en una auditoría workers comp?
Sí, pero en la mayoría de los estados solo se cuenta la parte a tarifa regular; la parte adicional (extra) del pago de horas extras generalmente se excluye. Mantén las horas extras separadas en tus registros.
¿Se incluyen los pagos a subcontratistas?
A menudo, si el subcontratista no cuenta con su propia póliza workers comp, mantener al día los certificados de seguro de cada subcontratista es la mejor forma de evitar que sus pagos se añadan a tu nómina.
¿Qué no se incluye en la nómina workers comp?
Comúnmente propinas, indemnizaciones, la parte premium de las horas extras y ciertos reembolsos, aunque las exclusiones varían según el estado. Confirme las reglas específicas de su estado.
La conclusión
Una auditoría de nóminas workers comp tiene en cuenta la mayoría de las formas de remuneración —salarios, comisiones, bonificaciones y pagos a subcontratistas no asegurados—, mientras que suele excluir la parte correspondiente a la prima de las horas extras y conceptos como las propinas y las indemnizaciones por despido. Los dos factores que más sorpresas suelen generar son los subcontratistas no asegurados y el recuento erróneo de las horas extras. Mantén una contabilidad ordenada, recopila los certificados de los subcontratistas y plantéate el sistema de pago a medida que se devenga para reducir la diferencia al cierre del ejercicio.
Si quieres ver cómo la combinación de informes precisos sobre nóminas con workers comp a través de un único proveedor integrado evita sorpresas en las auditorías, esta herramienta de referencia puede servirte como punto de partida: https://peopaygo.com/get-rate-exchange-blogs/u/step-1.
¿Te enfrentas a una auditoría workers comp? Organice sus registros de nómina, recopile los certificados de subcontratistas y separe las horas extras para no pagar de más.
Este artículo tiene únicamente fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico ni en materia de seguros. Lo que se considera «nómina» a efectos de las auditorías workers comp varía según el estado y la aseguradora, y cambia con frecuencia. Consulte a un corredor de seguros cualificado para obtener orientación específica para su empresa.
