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Cómo Calcular El Coste De Workers' Comp Por Empleado

El creciente reto de las nóminas multiestatales

Los empresarios, directores financieros y profesionales de RRHH saben lo complejo que puede ser el proceso de gestión de nóminas. Sin embargo, cuando su empresa contrata a empleados que viven en varios estados, el reto es aún mayor.

 

Las diferentes normativas fiscales y las leyes salariales específicas de cada lugar dificultan el cumplimiento de la normativa. El aumento del trabajo a distancia hace que estas complejidades sean cada vez más frecuentes, lo que en última instancia cuesta tiempo y dinero a las empresas.

 

La carga administrativa de nóminas multiestado puede dar lugar a costosos errores, sobre todo para las pequeñas empresas. Las organizaciones profesionales de empleadores (OPE) intervienen para aliviar parte de esa presión encargándose de tareas administrativas como la gestión de nóminas. De este modo, las empresas en crecimiento pueden centrarse únicamente en la gestión de su negocio.

 

Echemos un vistazo más de cerca al cumplimiento de las nóminas en varios estados, por qué las nóminas tradicionales pueden no ser la opción adecuada para su empresa y cómo las OPE ayudan a simplificar el proceso de las nóminas.

 

Comprender el cumplimiento de la normativa sobre nóminas a través de las fronteras estatales

Si es usted propietario de una pequeña empresa, contratar trabajadores a distancia significa tener la posibilidad de acceder a un mayor número de talentos fuera de su área específica. Esto puede ser increíblemente beneficioso para tu negocio, pero también conlleva retos.

 

Uno de los mayores retos que las empresas deben tener en cuenta a la hora de contratar personal transfronterizo es el cumplimiento de las normas y reglamentos relativos a las nóminas. Estas leyes no sólo evolucionan constantemente, sino que también tienden a variar de un estado a otro. Si su empresa incumple la normativa, podría enfrentarse a multas y sanciones cuantiosas.

 

Cuando se contratan trabajadores en varios estados, es importante tener en cuenta que los tipos impositivos estatales, los requisitos del seguro de desempleo, las leyes sobre salarios y horarios y las obligaciones en materia de prestaciones variarán en función de dónde se encuentren los nuevos empleados. Estar al día de estas normativas puede resultar especialmente difícil para las empresas más pequeñas o las que no cuentan con un equipo de recursos humanos.

 

Por qué los sistemas tradicionales de nóminas se quedan cortos

Los sistemas de nóminas tradicionales suelen manejar escenarios de talla única. Si bien pueden procesar los cheques de pago de manera eficiente, pueden no tomar cumplimiento de las nóminas en varios estados en cuenta.

 

En muchos casos, el procesamiento generalizado de nóminas puede dar lugar a retenciones de impuestos mal calculadas, declaraciones estatales tardías o inexactas, o incumplimiento de las leyes salariales estatales.

 

Cómo PEOPayGo hace que las nóminas multiestado sean fáciles y precisas

Desde agilizar las nóminas y garantizar el cumplimiento hasta programas flexibles de pago por uso y asistencia experta al alcance de su mano, PEOPayGo hace que las nóminas multiestado sean fáciles y precisas.

 

1. Cumplimiento de las nóminas

PEOPayGo se especializa en comprender y mantenerse al día con las normas y regulaciones estatales y federales cuando se trata de nóminas. No importa en qué parte de Estados Unidos se encuentren sus trabajadores, PEOPayGo garantiza que su empresa seguirá cumpliendo dichas leyes.

 

2. Procesos de nómina racionalizados

Además de cumplir las normativas estatales y federales, un proceso de nóminas simplificado es esencial para que los empleados estén contentos y su empresa prospere. La plataforma de PEOPayGo simplifica todo el proceso, desde la incorporación de nuevos empleados y el seguimiento del tiempo hasta la declaración de impuestos y la gestión de beneficios. La automatización de sus procesos de nómina con la ayuda de PEOPayGo también garantiza que se haga con precisión y a tiempo.

 

3. Apoyo de expertos

El equipo de expertos de PEOPayGo está siempre a su disposición para ayudarle en lo que necesite, tanto si no está seguro de cómo gestionar el traslado de un empleado a otro estado como si está intentando comprender las diferentes leyes salariales. Cuando se asocie con PEOPayGo, recibirá el apoyo que necesita como pequeña o mediana empresa.

 

Simplifique la nómina con la experiencia multiestatal de PEOPayGo

Gestionar las nóminas en varios estados puede ser complicado y, como propietario de una pequeña empresa, es probable que ya tenga mucho que hacer. Puede ser difícil hacer un seguimiento de las diferentes leyes salariales de cada estado, sobre todo cuando las normas y reglamentos cambian constantemente.

 

Cuando trabaje con PEOPayGopuede estar seguro de que su empresa cumplirá la normativa estatal y federal en materia de nóminas. No solo recibirá asistencia para el cumplimiento de la normativa, sino que dispondrá de procesos de nómina racionalizados que ayudarán a su organización a simplificarse y prosperar.

 

Si es propietario de una empresa o director de RRHH con empleados en varios estados o a distancia, póngase en contacto con PEOPayGo hoy mismo para obtener la asistencia en materia de nóminas que necesita.

 

Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener la cobertura y el apoyo que necesita.

Como resultado de su prevalencia en la historia de los Estados Unidos, no sorprende que la mayoría de los estados exijan que los empleadores tengan un seguro de compensación para trabajadores, incluso para las pequeñas empresas. Esta política protege tanto al empleador como al empleado. Un empleado que no pueda trabajar debido a lesiones relacionadas con el trabajo recibirá beneficios del seguro de compensación para trabajadores. Además, protege a la empresa de ser demandada en caso de algún accidente de trabajo. No está obligado a comprar una póliza de compensación para trabajadores si es un single owner o una sociedad (y no tiene empleados). Si contrata a alguien, aunque sea ocasionalmente, usted es responsable de cualquier cosa que le suceda en el trabajo.

¿Workers' Comp Tiene Un Marco Legal?

Si algo no se hace cumplir por ley, eso no significa que pueda salirse con la suya. Todavía es su responsabilidad si su empleado tiene un accidente en el trabajo, incluso si el estado no le exige tener un seguro. Tener una buena política de compensación para trabajadores también es esencial, ya que es casi imposible que una empresa tenga un presupuesto para accidentes. Una empresa puede funcionar durante casi todo el año sin sufrir ninguna desgracia, solo para verse afectada por un costoso desastre en el último trimestre. El seguro cubre lo inesperado y hace que su presupuesto funcione.

Es un alivio que exista un Consejo Nacional de Seguros de Compensación (NCCI) que establezca las normas para el seguro de compensación para trabajadores. La mayoría de los estados les exigen que desarrollen formularios de póliza y redacten las reglas para el cálculo de las primas. Debería empezar aquí. Pueden dirigirlo a la oficina local de obras correspondiente a su estado si no se rige por el NCCI.

Cuando Ciertos Trabajos Son Más Peligrosos Que Otros, ¿Cómo Se Calcula Workers' Comp?

Algunos trabajos son más peligrosos que otros. Pararse al lado de una fotocopiadora tiene menos probabilidades de resultar en una lesión grave que pararse en el fondo del mar soldando. Los costes de su seguro se basan en la clasificación de trabajo que tiene. Las compañías de seguros calculan las tarifas clasificando el trabajo según el nivel de riesgo involucrado. El Sistema de Clasificación de la Industria de América del Norte proporciona una lista de códigos de clase.

¿Cuál Es La Fórmula Para Calcular La Tasa De Workers' Comp?

Los costes se calculan por cada $100 de nómina, por lo que cuanto mayor sea su nómina, mayor será el coste. Puede estimar la tasa del seguro de compensación para trabajadores de un empleado dividiendo la nómina por 100 y multiplicándola por la tasa del seguro de compensación para trabajadores:

(Nómina bruta anual de empleados / 100) x Tasa de seguro de compensación para trabajadores = Coste estimado de compensación para trabajadores.

No es necesario incluir las primas de horas extra en su cálculo, solo las horas contratadas trabajadas. Además de los beneficios complementarios, el seguro de vida grupal a término está excluido del cálculo. Además, tenga en cuenta que, como ocurre con la mayoría de las leyes y reglamentos, varían de un estado a otro.

¿Workers' Comp Puede Ayudarlo A Ahorrar Dinero?

Puede optar por pagar mensual o anualmente, según la tarifa de su prima. Pagar por adelantado suele ser una mejor oferta. La compañía de seguros también podría considerar otros factores además de la nómina y su tipo de negocio al calcular su prima. ¿Tu negocio ha tenido pérdidas? ¿Tiene alguna lesión reciente relacionada con el trabajo? ¿Cuál es la tasa de reclamos para su industria/tipo de negocio? La mayoría de los accidentes en el sitio ocurren en empresas de construcción más pequeñas. Ciertos corredores de seguros ofrecen primas más bajas si se comprometen con un programa de salud y seguridad o con capacitación específica del personal. Esas son cuestiones que pueden afectar a sus reclamos.

‍Sin Embargo, ¿No Todos Mis Empleados Son De Tiempo Completo?

Si no puede calcular la nómina del año porque a algunos empleados se les paga por hora o con contratos renovables, puede estimar su nómina anual. Dependiendo de su nómina, es posible que pueda ajustar su prima final hacia arriba o hacia abajo cada año.

¿Cuáles Son Los Errores Más Comunes Que Se Cometen Al Calcular Los Costos De Workers' Comp?

Es un error común que las empresas exageren su nómina, lo que hace que tengan primas del seguro de compensación para trabajadores más altas. Para los empleados no exentos, se olvidan de deducir las primas de horas extras. Las primas por horas extras se pagan a los empleados que trabajan más de 40 horas a la semana, generalmente equivalentes al 50 por ciento del salario base. Incluso si paga horas extras a 1,5 veces el salario base, su compañía de seguro de compensación para trabajadores sólo debe pagarse en función de los salarios base de sus empleados.

También es común que las personas pasen por alto la letra pequeña de sus pólizas de seguro, que a menudo están sujetas a ajustes en función de su experiencia. Su prima puede aumentarse si han incurrido en pérdidas por reclamaciones consecutivas.

También es posible que tenga empleados que no conoce. Cuando contrata a alguien para que trabaje para su empresa en los EE. UU., esa persona tendrá derecho a una compensación si se lesiona en el trabajo. El crecimiento constante de la economía colaborativa ha dado lugar a una gran cantidad de legislación para proteger a los trabajadores. Los trabajadores que antes se consideraban contratistas independientes ahora son elegibles para los beneficios de los empleados, como la cobertura del seguro de compensación para trabajadores.

La Prevención Es La Clave Para Evitar Accidentes

Decidir si inscribirse en una póliza del seguro de compensación para trabajadores es personal e implica equilibrar costes y beneficios. Para obtener más información sobre las leyes del seguro de compensación para trabajadores, hable con su agente de seguros.

Las empresas y los contratistas que trabajan por cuenta propia podrían considerar obtener una póliza que proteja su negocio si se lastiman en el trabajo en lugar de saltarse la protección del seguro de compensación para trabajadores. Como aseguradora líder para pequeñas empresas, PEOPayGo es una gran opción.

Como Organización de Empleados Profesionales (OEP), P.E.O.PayGo lo ayuda a obtener su Seguro de Compensación para Trabajadores, paquete de nómina, recursos humanos, además de realizar todas las funciones agotadoras de una pequeña empresa, mientras ahorra tiempo y dinero. Deje que nuestro Instaquote haga todo el trabajo, no necesitamos mucha información y solo toma 2 minutos. Nuestro software hace todo el trabajo por usted.

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