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Similar a una tarjeta de seguro, un certificado de seguro es un documento que muestra la cobertura del seguro. Básicamente, es un documento que resume los detalles de su póliza y brinda información básica sobre la cobertura de la misma.

Este artículo explicará qué es un certificado de seguro, cómo obtener uno, quién puede solicitar verlo y por qué es tan relevante.

Descripción De Un Certificado De Seguro

Este documento resume su póliza de seguro comercial. Un certificado de seguro es diferente de una póliza de seguro porque las pólizas son contratos legalmente vinculantes entre usted y la aseguradora, pero los certificados no lo son. Contiene información básica sobre su cobertura y solo refleja lo que está escrito en la póliza. Un certificado de seguro incluye la siguiente información:

  • La fecha de vencimiento de la póliza.
  • La fecha de vigencia de la póliza.
  • Compañía de Seguros.
  • Partes cubiertas, incluidos los asegurados adicionales.
  • El tipo de seguro (por ejemplo, responsabilidad general, compensación de trabajadores, responsabilidad profesional, responsabilidad de automóvil, protección general).
  • Exclusiones y límites de cobertura.
  • El número de poliza.

Similar a una página de declaración de seguro, generalmente describe las características clave de su plan de seguro. También se conoce como COI, prueba de seguro o certificado de seguro.

Estos documentos se proporcionan en formularios estándar. Los agentes de seguros suelen utilizar los formularios Acord 25, y algunos los llaman certificados Acord.

Certificados De Seguro: ¿Cuál Es Su Propósito?

Un certificado de seguro demuestra que el propietario de una pequeña empresa tiene una cobertura de seguro adecuada. Cualquiera que te pregunte por tu póliza de seguro podrá verlo. La gestión de riesgos permite que otros sepan que usted está asegurado en caso de responsabilidad.

Es posible que lo contraten para ayudar a un contratista si dirige una empresa de jardinería. Un contratista querrá asegurarse de que tenga los niveles de seguro adecuados antes de firmar el contrato. Como resultado, en caso de que ocurran daños a la propiedad o lesiones corporales en el trabajo, su compañía de seguros manejará el reclamo en lugar del contratista.

Además de las solicitudes de sus subcontratistas, es posible que también deba solicitar COI de otras empresas con las que trabaja. En el caso de una auditoría, pedirles a sus subcontratistas su Certificado de seguro puede probar que tienen seguro de responsabilidad civil general y compensación de trabajadores. Al hacerlo, no tiene que pagar una prima por el uso de subcontratistas sin seguro. Nadie quiere ser sorprendido con una prima durante una auditoría.

Las siguientes situaciones pueden requerir un certificado de seguro:

  • Un posible cliente quiere contratarlo para instalar un techo nuevo. Si algo sale mal, esperan que estés asegurado.
  • En el curso de la presentación de una oferta para un proyecto, uno de los requisitos es presentar un comprobante de seguro.
  • El dueño de un salón de manicura quiere desarrollar una sociedad con un negocio de cosméticos. En el caso de que alguno de sus clientes reaccione negativamente y demande, querrá asegurarse de que tenga el seguro adecuado.

Cualquier empresa con la que trabaje o un cliente al que atiende podría solicitarle un COI. Como resultado, no tendrá que presentar un reclamo bajo su póliza si algo sale mal. Como propietario de un negocio, también puede solicitar un Certificado de seguro. Esto le ayudará a usted y a su empresa a minimizar los riesgos.

¿Cómo Se Obtiene Un Certificado De Seguro?

Si se le pide que proporcione un certificado de seguro, pídale a su corredor que se lo proporcione. El certificado suele ser gratuito. Dependiendo de su corredor, es posible que deba completar un formulario en línea con su nombre y dirección.

Tome nota de estas pautas generales al revisar su COI:

  • Confirme que el nombre comercial ingresado es correcto. Debe figurar como titular de la póliza si su negocio está a su nombre. Si su negocio es una LLC, debe incluirse en su lugar. Usted o su DBA pueden ser incluidos si está trabajando con un DBA.
  • Asegúrese de que los titulares del certificado y los asegurados adicionales estén correctamente enumerados. Asegúrese de que todas las personas que figuran en su COI tengan la ortografía y la información de contacto correctas. Para agregar algún asegurado adicional, debe comunicarse con su corredor.
  • Asegúrese de que su póliza no haya vencido ahora. Si su póliza está a punto de vencer, comuníquese con su corredor de inmediato.

Además, asegúrese de que sus límites de cobertura coincidan con los de la entidad que solicita el COI. Solicite que su corredor implemente los cambios necesarios para que su plan esté a la altura de sus estándares si no lo están.

¿Se Tarda Mucho En Obtener Un Certificado De Seguro?

Es posible que obtenga un COI al instante si no necesita realizar ningún cambio en su cobertura de seguro. Su compañía de seguros puede tardar hasta 48 horas en procesar su solicitud.

Los cambios pueden tardar más si son necesarios. No debes esperar hasta el último minuto para encargarte de esta tarea, en caso de que tu aseguradora tarde un poco en responder.

¿Cómo Funciona Un COI?

Un certificado de seguro muestra que está cubierto por un seguro de otra compañía o individuo. Por lo general, se necesitan formularios como estos al comienzo de un nuevo proyecto o al contratar nuevos empleados.

Si aún no tiene una póliza, primero deberá presentar una solicitud con la compañía de seguros de su corredor si se le solicita que envíe un COI. Una vez activada la póliza, puede solicitar un certificado de seguro.

Es posible que también deba realizar cambios en su póliza antes de solicitar el COI. Tendría que rechazar el proyecto u obtener la cobertura de seguro correcta si el gerente del proyecto requiere responsabilidad comercial general y usted solo tiene responsabilidad profesional. Un certificado de seguro puede probar que las nuevas pólizas han sido renovadas si elige agregar o actualizar su seguro.

¿Qué Es Un Titular De Certificado En Un COI?

Es posible que se le pida que figure como titular de un certificado cuando una empresa solicite un certificado de seguro. Como resultado de este proceso, su plan de seguro no se altera ni cambia de ninguna manera. Su titular de certificado será notificado si su póliza de seguro cambia o si cancela su póliza. La compañía de seguros puede agregar el titular del certificado en su nombre. También se encargará de todas las actualizaciones por usted.

¿Quién Necesita Un Certificado De Seguro?

Se puede requerir un certificado de seguro para cualquier persona que tenga un negocio. Generalmente, esto ocurre cuando las empresas tienen una mayor responsabilidad por daños o pérdidas. Éstos incluyen:

  • Contratistas Generales
  • Subcontratistas especializados como electricistas, techadores y limpiadores de ventanas
  • Conductores de entrega
  • Especialistas en tecnología
  • Consultores

Cualquiera que sea el tipo de negocio que administre, es posible que se requiera prueba de seguro.

Guía Para Verificar El Certificado De Seguro

En el caso de que le pida al propietario de una pequeña empresa un certificado de seguro, debe tener en cuenta que dichos formularios pueden ser falsificados. La información en dichos documentos también puede ser incorrecta. Los COI son solo referencias a la cobertura de seguro y no son documentos legales. Por lo tanto, un certificado de seguro que alguien te da no prueba que esté asegurado.

Debe verificar cualquier COI que reciba, ya que puede contener información incorrecta.

Aquí hay algunas cosas que puede hacer para verificar la autenticidad:

  • Revise cuidadosamente la información de contacto del titular de la póliza y confirme que coincida con la persona o compañía con la que está trabajando.
  • Asegúrese de que los límites de la póliza se correspondan con sus requisitos.
  • Verifique la fecha de vencimiento de la póliza y vea si la póliza sigue siendo válida cuando se complete su proyecto. Antes de que caduque el COI antiguo, solicite uno actualizado.
  • Verifique la cobertura comunicándose con el agente o corredor usando la información de la aseguradora en la tarjeta.

La Prevención Es La Clave Para Evitar Accidentes

Pídale a su corredor un certificado de seguro si se le pide que presente un comprobante de seguro. De esta manera, todos pueden ver qué tipo de plan de seguro tiene. Asegurarse puede ayudar a minimizar sus riesgos y aumentar sus posibilidades de obtener contratos.

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Similar to an insurance card, a certificate of insurance is a document that shows insurance coverage.

 

Basically, it’s a document that summarizes your policy’s details and provides some basic information about your policy’s coverage

 

This article will explain what an insurance certificate is, how to obtain one, who might ask to view one, and why it is so relevant. 

Explaining A Certificate Of Insurance

This document summarizes your business insurance policy. A certificate of insurance is different from an insurance policy because policies are legally-binding contracts between you and the insurer, but certificates are not. It contains basic information about your coverage and only reflects what’s written in the policy.

 

A certificate of insurance includes the following information:

 

-The expiration date of the policy 

 

– The effective date of the policy

 

-Insurance company 

 

-Covered parties, including additional insureds

 

-The type of insurance (e.g., general liability, workers’ compensation, professional liability, automobile liability, umbrella protection)

 

-Exclusions and limits of coverage

 

-The policy number

 

Similar to an insurance declaration page, it usually outlines the key features of your insurance plan. It is also known as a COI, proof of insurance, or certificate of insurance. 

 

These documents are provided in standard forms. Acord 25 forms are commonly used by insurance agents, and some call them Acord certificates. 

Certificates Of Insurance: What Is Their Purpose?

A certificate of insurance proves that a small business owner has adequate insurance coverage.

Anyone who asks you about your insurance policy can see it. Risk management lets others know that you’re insured in case of liability.

 

You might be hired to assist a contractor if you run a landscaping company. A contractor will want to ensure that you have the appropriate insurance levels before you sign the contract.

 

As a result, in case property damage or bodily injury occurs on the job, your insurance company will handle the claim instead of the contractor’s. 

 

In addition to requests from your subcontractors, you might also need to request COIs from other businesses you work with. In the event of an audit, asking your subcontractors for their Certificate of Insurance can prove that they carry workers’ compensation and general liability insurance.

 

By doing so, you do not have to pay a premium for the use of uninsured subcontractors. Nobody wants to be surprised with a premium during an audit

 

The following situations may require a certificate of insurance:

 

-A prospective client wants to hire you to install a brand-new roof. If anything goes wrong, they expect you to be insured. 

 

-In the course of submitting a bid for a project, one of the requirements is to submit proof of insurance.

 

-The owner of a nail salon wants to develop a partnership with a cosmetic business. In the event that any of your clients react negatively to the polish and sue, you will want to make sure it has the right insurance in place. 

 

You could be asked for a COI by any company you work with or a client you serve. As a result, you won’t have to file a claim under their policy if something turns out wrong. As a business owner, you can also request a

 

Certificate of Insurance. This will help you and your company minimize risks. 

How Do You Get A Certificate Of Insurance?

If you are asked to provide a certificate of insurance, ask your broker to provide it.

 

The certificate is usually free. Depending on your broker, you may have to fill out a form online with your name and address.

 

Take note of these general guidelines when reviewing your COI:

 

-Confirm that the business name entered is correct. You must be listed as a policyholder if your business is under your name. If your business is an LLC, it should be listed instead. You or your DBA can be included if you’re working with a DBA.

 

-Ensure that the certificate holders and additional insured are listed correctly. Make sure every person listed on your COI has correct spelling and contact information. To add any additional insured, you should contact your broker. 

 

-Make sure your policy hasn’t expired now. If your policy is about to expire, contact your broker right away. 

 

In addition, make sure that your coverage limits match those of the entity requesting the COI. Request that your broker implements the changes required to bring your plan up to their standards if they are not. 

Does It Take Long To Get A Certificate Of Insurance?

It may be possible for you to get a COI instantly if you don’t need to make any changes to your insurance coverage. It may take your insurance company up to 48 hours to handle your request. 

 

Changes may take longer if they are necessary. You should not wait until the last minute to take care of this task, in case your insurer takes a while to respond. 

How Does A COI Work?

A certificate of insurance shows that you are covered by insurance to another company or individual. Forms like these are typically needed at the beginning of a new project or when hiring new employees.

 

If you don’t already have a policy, you’ll need to apply with your broker insurance company first if you’re asked to submit a COI. After the policy has been activated, you can request an insurance certificate. 

 

You might also have to make changes to your policy before requesting the COI. You’d either have to decline the project or obtain the correct insurance coverage if the project manager requires commercial general liability and you only have professional liability.

 

A certificate of insurance can prove that the new policies have been renewed if you choose to add or update your insurance.

What Is A Certificate Holder On A COI?

You might be asked to be listed as a certificate holder when a company requests a certificate of insurance.

 

As a result of this process, your insurance plan is not altered or changed in any way.

 

Your certificate holder will be notified if your insurance policy changes or if you cancel your policy.

 

The insurance company can add the certificate holder on your behalf.

 

It will also handle all updating for you.

Who Needs A Certificate Of Insurance?

An insurance certificate may be required for anyone with a business. Generally, this occurs when businesses have greater liability for damage or loss. These include: 

 

-General contractors

 

-Specialized subcontractors such as electricians, roofers, and window cleaners:

 

-Delivery drivers

 

-Tech specialists

 

-Consultants

 

Whatever kind of business you run, proof of insurance may be required. 

A Guide To Verifying Certificate Of Insurance

In the event, you ask a small business owner for a certificate of insurance, you need to be aware that such forms can be faked.

 

The information on such documents may also be incorrect.

 

COIs are just references to insurance coverage and are not legal documents. Thus, a certificate of insurance that someone gives you does not prove they are insured. 

 

You should verify any COI you receive since it may contain incorrect information. 

 

Here are a few things you can do to verify authenticity: 

 

-Please review the policyholder’s contact information carefully and confirm that it matches the person or company you are working with.

 

-Ensure that the policy limits correspond to your requirements.

 

-Verify the policy’s expiration date and see if the policy is still valid when your project is completed. Before the old COI expires, ask for an updated one. 

 

-Verify coverage by contacting the agent or broker using the insurer’s information on the card. 

Prevention Is The Key To Avoiding Accidents

Ask your broker for a certificate of insurance if you are asked to produce proof of insurance.

 

In this way, everyone can see what kind of insurance plan you have. Insuring yourself can help minimize your risks and increase your chances of getting contracts.

 

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