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“No Tengo Empleados”, ¿Necesito Workers’ Comp?

The Growing Challenge of Multi-State Payroll

Business owners, CFOs, and HR professionals know how complex the payroll process can be. When your company hires employees that live across multiple states, however, it becomes even more challenging.

 

Varying tax regulations and location-specific wage laws make it difficult to remain compliant. The rise of remote work means these complexities are becoming even more prevalent, ultimately costing companies time and money.

 

The administrative burden of multi-state payroll can lead to costly errors—particularly for small businesses. Professional employer organizations (PEOs) step in to alleviate some of that pressure by handling administrative tasks like payroll management. This means growing companies can stay focused solely on running their business.

 

Let’s take a closer look at multi-state payroll compliance, why traditional payroll may not be the right choice for your company, and how PEOs help simplify the payroll process.

 

Understanding Payroll Compliance Across State Borders

If you’re a small business owner, hiring remote workers means having the ability to access a larger pool of talent beyond your specific area. This can be incredibly beneficial for your business, but it also comes with challenges.

 

One of the biggest challenges companies should consider when hiring talent across state borders is remaining compliant with rules and regulations regarding payroll. Not only do these laws evolve constantly, but they also tend to vary from state-to-state. If your company falls out of compliance, you could be faced with hefty fines and penalties.

 

When hiring workers across multiple states, it’s important to keep in mind that state income tax rates, unemployment insurance requirements, wage and hour laws, and benefits mandates will vary depending on where your new employees are located. Keeping up with those regulations can be especially difficult for smaller businesses or companies without a human resources team.

 

Why Traditional Payroll Systems Fall Short

Traditional payroll systems typically handle one-size-fits-all scenarios. While they may process paychecks efficiently, they may not take multi-state payroll compliance into account.

 

In many cases, generalized payroll processing can lead to miscalculated tax withholdings, late or inaccurate state filings, or noncompliance with state wage laws.

 

How PEOPayGo Makes Multi-State Payroll Easy and Accurate

From streamlining payroll and ensuring compliance to flexible pay-as-you-go programs and expert support at your fingertips, PEOPayGo makes multi-state payroll easy and accurate.

 

1. Payroll Compliance

PEOPayGo specializes in understanding and keeping up with state and federal rules and regulations when it comes to payroll. No matter where in the United States your workers are located, PEOPayGo ensures that your business will remain in compliance with those laws.

 

2. Streamlined Payroll Processes

Beyond remaining compliant with state and federal regulations, a streamlined payroll process is essential to keep employees happy and your company thriving. PEOPayGo’s platform simplifies the entire process, from onboarding new employees and time tracking to tax filings and benefits management. Automating your payroll processes with the help of PEOPayGo also ensures that it’s done accurately and on time.

 

3. Expert Support

The team of experts at PEOPayGo is always available to help with what you need—whether you’re unsure of how to handle an employee moving to another state or you’re trying to understand varying wage laws. When you partner with PEOPayGo, you’ll receive the support you need as a small or medium-sized business.

 

Simplify Payroll with PEOPayGo’s Multi-State Expertise

Managing payroll across multiple states can be complicated, and as a small business owner, you likely have a lot on your plate already. It can be difficult to keep track of varying wage laws by state, especially when rules and regulations are constantly changing.

 

When you work with PEOPayGo, you can rest assured that your business will remain compliant with state and federal regulations when it comes to payroll. Not only will you receive compliance support, but you’ll have streamlined payroll processes to help your organization simplify and thrive.

 

If you’re a business owner or HR manager with multi-state or remote employees, reach out to PEOPayGo today to get the payroll support you need.

 

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Como propietario de una pequeña empresa, considera que su trabajo está libre de riesgos. Aun así, sabemos que a veces la vida nos pone obstáculos y los errores seguirán ocurriendo.

 

Imagina que te resbalas en un poco de hielo cuando vas a visitar a un cliente en pleno invierno y te lesionas la espalda. Tal vez un equipo pesado te rompa la mano.

 

Hay muchas situaciones en las que se puede necesitar (o desear) el seguro de compensación para trabajadores.

 

Las lesiones relacionadas con el trabajo generalmente están excluidas de las pólizas de seguro de salud. Tener cobertura del seguro de compensación para trabajadores ayuda a evitar una carga financiera importante cuando alguien se lesiona en el trabajo.

¿Qué Cubre Una Póliza De Workers' Comp?

Varios tipos de lesiones relacionadas con el trabajo están cubiertas por el seguro de compensación para trabajadores, según Workplace Fairness. La lista incluye:

Para comprender lo que no cubre el seguro de compensación para trabajadores, es útil ver lo que cubre una póliza. Entre este tipo de lesiones se encuentran las causadas por lesiones autoinfligidas, accidentes durante la intoxicación, accidentes mientras un empleado no estaba en el trabajo y lesiones causadas cuando un trabajador cometió un delito grave o violó una política de la empresa.

¿Quién Está Obligado A Tener Workers' Comp?

Los estados exigen y regulan la cobertura del seguro de compensación para trabajadores. Las leyes de la cobertura por estado están descritas por la Federación Nacional de Empresas Independientes.

 

Recuerde, sin embargo, la mayoría de los estados requieren que los empleadores con empleados a tiempo completo o parcial tengan un seguro de compensación para trabajadores. Mientras que algunos estados requieren que los empleadores tengan cobertura de compensación para trabajadores si tienen al menos un empleado, otros tienen un mínimo de tres. No tiene que mantener su seguro de compensación laboral si despide a todos sus empleados, sin embargo, ahorrará dinero si los vuelve a contratar dentro de los 30 días.

¿Estás Obligado A Tener Workers' Comp Si Trabaja Por Cuenta Propia?

Los propietarios únicos y los contratistas independientes no están incluidos en la lista anterior. Entonces puede que se pregunte: “¿Necesito un seguro de compensación para trabajadores si no tengo empleados?”

 

No es obligatorio por ley tener un seguro de compensación para trabajadores para empresas que no tienen empleados.

 

A pesar de esto, aún debe considerar invertir en un seguro de compensación para trabajadores, especialmente si alguno de los siguientes se aplica a usted:

 

Trabajas en una industria con una alta tasa de lesiones

En algunas industrias, como la construcción, las lesiones son comunes, por lo que debe considerar seriamente obtener una cobertura para usted.

 

No querría perder sus ingresos durante la recuperación no solo por las elevadas facturas médicas, sino también por las facturas médicas.

 

Su cliente solicita o requiere cobertura de seguro

Los clientes suelen incluir una cláusula en sus contratos que exige que los contratistas con los que trabajan tengan un seguro.

 

Las pólizas de responsabilidad general son generalmente suficientes. Sin embargo, especialmente en industrias de alto riesgo, se le puede pedir que tenga un seguro de compensación para trabajadores.

Entonces, ¿cómo se diferencian? El seguro de compensación para trabajadores protege su cuerpo, mientras que el seguro de responsabilidad general protege su negocio.

 

Si durante la reparación de un techo, causó daños a la propiedad de un cliente, eso estaría cubierto por su póliza de responsabilidad civil general. Por otro lado, si se resbaló del techo y se rompió la pierna, el seguro de compensación para trabajadores lo cubriría.

 

Tienes subcontratistas

Otra regla varía de un estado a otro. Dependiendo de su estado, los subcontratistas pueden considerarse empleados y es posible que se requiera una póliza de compensación para trabajadores.

 

Además, debe asegurarse de que los empleados no sean clasificados erróneamente como contratistas independientes. Como propietario de una pequeña empresa, puede enfrentar multas y sanciones como resultado.

Los contratistas generalmente se consideran autónomos. Eso significa que no puede determinar cuándo, cómo o qué se hace.

Cuando Trabaja Por Cuenta Propia, ¿Cómo Se Obtiene Workers' Comp?

¿El seguro de compensación para trabajadores le parece una buena idea? Probablemente se esté preguntando: ¿Cómo se obtiene cobertura?

 

Debido a que las compañías de seguros no están particularmente impulsadas por las ganancias, no siempre es tan simple como parece.

 

Pregúntele a su corredor sobre la cobertura si está considerando comprar una póliza de compensación para trabajadores. Podrá explorar sus opciones y tomar la decisión comercial correcta con su ayuda. ¿Sin agente de seguros? Independent Insurance Agents and Brokers of America, Inc. ofrece un directorio en el que puede buscar o pedir recomendaciones a otros propietarios de negocios.

Además, puede verificar si su estado tiene un fondo de compensación para trabajadores. El seguro financiado por el gobierno brinda cobertura a las empresas que no pueden encontrar pólizas de compensación para trabajadores en el mercado privado.

La Prevención Es La Clave Para Evitar Accidentes

Los programas de seguridad en el lugar de trabajo pueden ayudarlo a controlar los costos directos e indirectos de las reclamaciones en el seguro de compensación para trabajadores. Puede ahorrar dinero previniendo accidentes antes de que sucedan, mejorando la moral de los empleados y reduciendo los costos del seguro al prevenir lesiones antes de que sucedan. Sea proactivo si aún no tiene un plan.

 

Las empresas y los contratistas que trabajan por cuenta propia podrían considerar obtener una póliza que proteja su negocio si se lastiman en el trabajo en lugar de saltarse la protección del seguro de compensación para trabajadores. Póngase en contacto con una aseguradora hoy, PEOPayGo es una excelente opción.

 

Como Organización de Empleados Profesionales (PEO), P.E.O.PayGo lo ayuda a obtener su Seguro de Compensación de Trabajadores, paquete de nómina, recursos humanos, además de realizar todas las funciones agotadoras de una pequeña empresa, mientras ahorra tiempo y dinero. Deje que nuestro Instaquote haga todo el trabajo, no necesitamos mucha información y solo toma 2 minutos. Nuestro software hace todo el trabajo por usted.

 

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