The popularity of remote work has been on the rise for many years now. As more employees work remotely, small business owners are wondering if their remote employees need workers’ compensation and how it works if an employee gets hurt. During the current pandemic era, remote work has become the norm rather than the exception.
Even though employing remote working has become common these days, it also brings with it its own set of legal issues and potential liabilities. Employees working from home or other locations are not exempted from workers’ compensation benefits if they are injured on the job. You must understand the basics of workers’ compensation insurance for remote workers if you currently have remote workers or plan on hiring more in the future.
Providing a safe working environment for remote workers begins with preventing common office injuries. The most effective ways to do this are to implement procedures that prevent hazards. Besides providing support to remote workers, it explains to them how to set up and maintain a healthy and safe work environment at their homes.
It is critical to know the workers’ compensation requirements for remote workers to protect your business and employees. In this section, we’ll discuss the basic requirements and give some tips on how to provide workers’ compensation coverage to remote workers.
Does Workers' Comp Cover Remote Workers?
Workers’ compensation policies may cover remote and telecommuting employees if they are injured while performing a work task during working hours. Employees who work remotely usually have to prove that an injury sustained at work is work-related. In other words, remote workers must show that they acted in the company’s interest when they were injured to successfully claim workers’ compensation benefits.
Even though an employer cannot control the conditions of a worker’s home-based work environment, courts have found this to be insufficient grounds for denying workers’ compensation benefits. Often, they view the hazards present in an employee’s home workspace as a risk to their job. Because of this, employers are responsible for providing the same safe work environment for remote workers as they would for workers on-site.
Depending on the injury type, the state where the workplace is located, and the details of remote working policies, this may or may not be covered.
What does “work-related injury” mean for remote workers? Workers’ compensation compensates employees whose injuries or illnesses occur in the course of their employment, regardless of where the injury occurs. Take these things into consideration:
- What the employee was doing when injured
- When the injury happened
What Are The Most Common Work From Home Injuries?
You face a challenge since your employees’ home environment might not meet the same levels of safety as your workplace. They are more likely to slip on water spilled from a dog bowl, trip over their child’s toys, or fall down the stairs.
According to claims examiners, the two most common types of work from home injuries are cumulative injuries (usually the result of poor ergonomics) and slips, trips, and falls. Here are more details about prevention measures.
Guidelines For Stablishing A Home Office
In every state (except for Texas) employers are required to provide workers’ compensation coverage to their employees, including those who work remotely. Employers can limit workers’ compensation liabilities for remote employees by implementing the following practices:
Establish a clear description of the employee’s regular working hours and duties
Employers can better evaluate whether or not claims they receive from remote workers are work-related if they define their employees’ normal working hours and duties.
Create guidelines for remote or home offices
By providing guidelines for remote workers, such as keeping a designated work area, and training them on workstation configurations and safety measures such as ergonomics, employers can reduce the likelihood of injuries when they work remotely.
Establish a remote work policy defining expectations
This policy should cover a range of pertinent matters, including time management practices, time reporting policies, designated work areas, equipment used, and any other details that can help remote workers understand their responsibilities during work hours.
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Los dueños de negocios, empresarios y contratistas independientes que sufren una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo tienen un seguro de compensación para trabajadores para cubrir sus facturas médicas y salarios perdidos. Se recomienda que las personas que trabajan por cuenta propia compren cobertura de compensación para trabajadores para que su negocio esté protegido en caso de que no puedan trabajar debido a lesiones laborales.
Nunca se sabe a dónde lo llevará su trabajo como contratista independiente. Viajar a diferentes sitios, entornos de trabajo cambiantes y una variedad de clientes lo mantienen alerta. Una lesión en el trabajo podría tener consecuencias devastadoras para su negocio, ya que su éxito depende únicamente de usted. La compensación para trabajadores brinda cobertura a los contratistas independientes, por lo que no tendrán que preocuparse por las facturas médicas y la pérdida de ingresos si se lesionan en el trabajo.
Aunque la mayoría de los estados exigen que las empresas tengan un seguro de compensación para trabajadores, los contratistas independientes no se consideran empleados, por lo que no están cubiertos por el seguro de compensación para trabajadores de la empresa.
Durante el trabajo por contrato o mientras se encuentra en el sitio de su negocio, usted puede ser responsable de cubrir los costos médicos de un accidente. Además, la recuperación puede ser difícil sin una red de seguridad.
Aunque muchos estados no requieren que los contratistas independientes tengan un seguro de compensación para trabajadores, aún así es útil tenerlo. A veces se espera un seguro de compensación para trabajadores de los contratistas independientes, además las empresas pueden solicitar un Certificado de seguro como parte del contrato de trabajo. Cuando su negocio crece y trae subcontratistas u otros empleados, tener un seguro de compensación para trabajadores ya implementado puede facilitar la transición.
Seguro de Compensación Para Trabajadores por Cuenta Propia
Al igual que los empleados de tiempo completo, los contratistas independientes también son propensos a sufrir lesiones en el trabajo. Es posible que también deba considerar otras preocupaciones de seguridad o salud según la industria en la que trabaja. El seguro de contratista independiente lo protege financieramente en caso de que se lesione mientras realiza un trabajo por contrato. El seguro de compensación para trabajadores protege a los contratistas independientes no solo si se lesionan en el trabajo, sino que también puede ayudarlos a evitar la ruina financiera si un subcontratista se lesiona. Cuando tiene seguro de compensación para trabajadores, puede concentrarse en los trabajos para los que está contratado. En general, los planes del seguro de compensación para trabajadores cubren lo siguiente:
- Servicios de ambulancia y urgencias
- Gastos médicos (medicamentos, fisioterapia, etc.)
- Salarios parcialmente perdidos durante la recuperación
¿Los Trabajadores por Cuenta Propia Requieren Seguro de Compensación para Trabajadores?
En general, la ley estatal exige que los empleadores obtengan una indemnización laboral para sus empleados, pero la cobertura suele ser opcional para los contratistas independientes y las personas que trabajan por cuenta propia. Los emprendedores deben considerar el seguro de compensación para trabajadores en las siguientes situaciones:
- Algunas personas enfrentan un mayor riesgo de lesiones en el lugar de trabajo si trabajan en una industria de alto riesgo. Hay algunas situaciones en las que una persona que trabaja por cuenta propia puede necesitar seguro de compensación para trabajadores. Estos incluyen movimientos repetitivos, exposición a productos químicos y trabajo manual.
- La cobertura de seguro de trabajo por cuenta propia no es opcional en todos los estados. Los contratistas de techos en California, por ejemplo, están obligados a tener políticas de compensación para trabajadores, independientemente de si emplean o no trabajadores.
- Además de cumplir con las obligaciones del contrato, los contratistas independientes pueden encontrar que otras empresas solo quieren contratarlos si tienen cobertura de compensación para trabajadores. Esto se debe a que limita la responsabilidad de la otra empresa en caso de que el contratista independiente se lesione mientras trabaja para ellos.
Debe tener en cuenta que la mayoría de los empleadores necesitan seguro de compensación para trabajadores. En el caso de que contrate personal, incluso si está exento, usted es responsable de obtener cobertura para ellos.
Un Contratista Independiente Debe Considerar Esta Póliza de Seguro
Además del seguro de compensación para trabajadores, los dueños de negocios a menudo compran un seguro de responsabilidad civil general. Esta es la compra de seguro comercial más importante. También se llama seguro contra resbalones y caídas porque cubre los costos médicos si alguien se lastima en su tienda u oficina. La responsabilidad general lo cubre a usted, ya sea que alguien más o su empleado resulte herido o su propiedad se dañe a causa de su trabajo.
¿Qué Necesita Para Solicitar un Seguro de Compensación laboral si Trabaja por Cuenta Propia?
Cuando se trata de presentar un reclamo en el seguro de compensación para trabajadores, el tiempo es crucial. Una vez que haya sufrido una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo, tiene un tiempo limitado para presentar su reclamo. Si no cumple con la fecha límite, su compañía de seguros puede rechazar su reclamo.
Póngase en contacto con su compañía de seguros para asegurarse de tener a mano los formularios necesarios y la información de contacto para informar y documentar el incidente. El proveedor le enviará los detalles de pago si aprueban su reclamo. Si se niega el reclamo, puede solicitar una reconsideración o presentar una apelación (generalmente a través de la junta o comisión del seguro de compensación para trabajadores de su estado).
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Las empresas y los contratistas que trabajan por cuenta propia podrían considerar obtener una póliza que proteja su negocio si se lastiman en el sitio de trabajo en lugar de saltarse la protección del seguro de compensación para trabajadores. Como aseguradora líder para pequeñas empresas, PEOPayGo es una gran opción.
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An annual audit is a normal part of life for small business owners who need workers’ compensation insurance. You shouldn’t worry too much about it. Every business’s workers’ comp policy includes it, regardless of size. The one requirement that most states require is for insurance providers to conduct a workers’ compensation audit to verify that businesses are paying the right amount for their coverage.
What Is A Workers' Comp Audit?
A workers’ compensation audit is a review of records at the end of the year. The purpose of this audit is to ensure you have paid the correct workers’ compensation insurance premium. The auditor may conduct the audit by mail, phone, or in-person, depending on the business type.
Audits are often conducted by your insurance provider to verify whether the payroll and other records that were quoted at the beginning of the policy reflect the actual payroll and the scope of the work done during the policy period. If the records don’t match, an adjustment is made to the workers’ comp insurance price for the policy year.
During the audit, it is also evaluated whether the subcontractors you hired are insured. The policyholder may also be charged if the subcontractor is not insured.
Why Is Workers' Comp Audit Important?
To purchase workers’ comp insurance, you must share an estimate of payroll and the types of work your employees will perform during the policy period. Your workers’ comp insurance provider uses your estimate, along with other factors, to calculate your premium.
A policy period, which is typically one year, does not always reflect the actual payroll and scope of work for your business. In addition, the amount of work you need to complete during the year may be more than expected, or something unexpected may cause your actual payroll to be lower. To make adjustments to the initial premium, most state regulators require an annual audit.
Is A Workers' Comp Audit Expensive?
You don’t have to worry about an unexpectedly high worker’s compensation insurance bill if that’s your biggest fear. In most cases, an audit will result in an adjustment to your policy premium, but normally not by a significant amount compared to the estimated premium you paid at the start of your policy term. Even if your actual premium is lower than your earlier estimates, you may receive money back!
Workers' Comp Audit: Step By Step
It is crucial to keep records properly to ensure a smooth audit process for workers’ compensation insurance. As long as you don’t have to spend time finding documents and information, you’ll be able to provide everything you need so the auditor can work efficiently. Maintaining good records will make this process much easier.
The following steps explain how you will conduct your annual workers’ compensation insurance premium audit:
Step 1: Update job descriptions
Your workers’ comp insurance premiums are determined by what types of work your employees do (specifically, how dangerous the job is), so you’ll want to be sure that your job descriptions reflect what the employees are doing. You should always have accurate job descriptions for your employees for a variety of reasons, so it’s a good idea to keep them updated during the year. This will simplify workers’ compensation audits.
Step 2: Assemble all relevant documents
You should contact your workers’ comp insurance provider for details about how to complete your audit. But generally, you should have these pieces of information handy:
- Description of your company's activities
- Detailed job descriptions
- Number of employees per location
- Information about the owners and officers of your company
- Detailed information about the contractors or subcontractors used by your company during the past year
- An employee's payroll information, including salary, bonuses, overtime, commissions, etc.
- Access to your company's bank accounts
- The accounting general ledger for your company
- All W2s and 1099s issued in the recent year
- Payment receipts for contractors, casual laborers, and materials or supplies you purchased
- Workers' compensation insurance certificates for all contractors
Step 3: Organize your records
The easiest way to ensure that your audit will run smoothly is to organize all necessary documents by type. For example, keep everything related to employee payroll together, contractor information together, and job descriptions together.
Step 4: Provide the auditor with only what they ask for
Provide your workers’ compensation auditor with only the information he/she requests. Don’t overburden your auditor with too much information. That could cause further delays and back-and-forths in the process.
It’s important to communicate with your auditor and ask questions if anything is unclear regarding your workers’ compensation audit. It could be as simple as filling out some online forms or as complex as an on-site visit. Be sure to carefully read all documents your auditor presents you with, and be careful not to sign anything incorrect or incomplete.Be sure you research state workers’ compensation laws and consult a trusted advisor, as each situation is unique.
After A Workers' Comp Audit, What Happens?
Make sure you are paying the correct amount for your workers’ compensation coverage. An audit may result in several outcomes. Some examples are:
- You may not incur a difference in costs if your actual risk exposure or payroll matches what you estimated.
- You may be entitled to a refund if your actual payroll or risk exposure is lower than what you estimated, and your insurance provider will refund you the difference.
- Depending on the risk exposure and your payroll, your premium may be more than initially paid, and you might have to pay the difference to the insurance provider.
- We cannot promise that an annual workers' compensation insurance audit will be enjoyable, but it shouldn't be too painful as long as you know what to expect and have everything you need on hand.
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Una auditoría anual es parte de la vida de los propietarios de pequeñas empresas que necesitan un seguro de compensación para trabajadores. No deberías preocuparte demasiado por eso. La política de el seguro de compensación para trabajadores de cada empresa lo incluye, independientemente del tamaño de la misma. El único requisito que exigen la mayoría de los estados es que los proveedores de seguros realicen una auditoría del seguro de compensación para trabajadores para verificar que las empresas estén pagando la cantidad correcta por su cobertura.
¿Qué es la Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?
Una auditoría del seguro de compensación para trabajadores es una revisión de los registros al final del año. El propósito de esta auditoría es asegurarse de que haya pagado la prima correcta del seguro de compensación para trabajadores. El auditor puede realizar la auditoría por correo, teléfono o en persona, dependiendo del tipo de negocio.
A menudo, su proveedor de seguros realiza auditorías para verificar si la nómina y otros registros que se cotizaron al comienzo de la póliza reflejan la nómina real y el alcance del trabajo realizado durante el período de la póliza. Si los registros no coinciden, se hace un ajuste al precio del seguro de compensación de trabajadores para el año de la póliza.
Durante la auditoría, también se evalúa si los subcontratistas que contrató están asegurados. Asimismo, se puede cobrar al asesor de seguro si el subcontratista no está asegurado.
¿Por qué es Importante la Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?
Una auditoría del seguro de compensación para trabajadores es una revisión de los registros al final del año. El propósito de esta auditoría es asegurarse de que haya pagado la prima correcta del seguro de compensación para trabajadores. El auditor puede realizar la auditoría por correo, teléfono o en persona, según el tipo de negocio.
Para comprar un seguro de compensación para trabajadores, debe compartir una estimación de la nómina y los tipos de trabajo que realizarán sus empleados durante el período de la póliza. Su proveedor de seguro de compensación para trabajadores utiliza su estimación, junto con otros factores, para calcular su prima.
El período de una póliza, que suele ser de un año, no siempre refleja la nómina real y el alcance del trabajo de su empresa. Además, la cantidad de trabajo que necesita completar durante el año puede ser más de lo esperado, o algo inesperado puede hacer que su nómina real sea menor. Para hacer ajustes a la prima inicial, la mayoría de los reguladores estatales exigen una auditoría anual.
¿Es Costosa una Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores?
No tiene que preocuparse por una factura de seguro de compensación laboral inesperadamente alta si ese es su mayor temor. En la mayoría de los casos, una auditoría resultará en un ajuste a la prima de su póliza, pero normalmente no por una cantidad significativa en comparación con la prima estimada que pagó al comienzo del plazo de su póliza. Incluso si su prima real es más baja que sus estimaciones anteriores, ¡Es posible que reciba un reembolso!
Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores: Paso a Paso
Es fundamental mantener los registros correctamente para garantizar un proceso de auditoría fluido para el seguro de compensación para trabajadores. Siempre que no tenga que perder tiempo buscando documentos e información, podrá proporcionar todo lo que necesita para que el auditor pueda trabajar de manera eficiente. Mantener buenos registros hará que este proceso sea mucho más fácil.
Los siguientes pasos explican cómo llevará a cabo la auditoría anual de la prima del seguro de compensación para trabajadores:
Paso 1: Actualice las descripciones de trabajo
Las primas de su seguro de compensación para trabajadores están determinadas por los tipos de trabajo que realizan sus empleados (específicamente, qué tan peligroso es el trabajo), por lo que querrá asegurarse de que las descripciones de su trabajo reflejen lo que están haciendo los empleados. Siempre debe tener descripciones de trabajo precisas para sus empleados por una variedad de razones, por lo que es una buena idea mantenerlas actualizadas durante el año. Esto simplificará las auditorías del seguro de compensación para trabajadores.
Paso 2: Reúna todos los documentos relevantes
Debe comunicarse con su proveedor de seguro de compensación para trabajadores para obtener detalles sobre cómo completar su auditoría. En general, debe tener la siguiente información a mano:
- Descripción de las actividades de su empresa
- Descripciones detalladas de puestos
- Número de empleados por ubicación
- Información sobre los propietarios y funcionarios de su empresa
- Información detallada sobre los contratistas o subcontratistas utilizados por su empresa durante el último año
- La información de la nómina de un empleado, incluido el salario, las bonificaciones, las horas extra, las comisiones, etc.
- Acceso a las cuentas bancarias de su empresa
- El libro mayor de contabilidad de su empresa
- Todos los W2 y 1099 emitidos en el último año
- Recibos de pago de contratistas, trabajadores ocasionales y materiales o suministros que compró
- Certificados de seguro de accidentes de trabajo para todos los contratistas
Paso 3: Organice sus registros
La forma más fácil de garantizar que su auditoría se desarrolle sin problemas es organizar todos los documentos necesarios por tipo. Por ejemplo, mantenga todo lo relacionado con la nómina de empleados junto, la información del contratista junto y las descripciones de trabajo juntas.
Paso 4: Proporcione al auditor solo lo que solicita
Proporcione a su auditor del seguro de compensación para trabajadores solo la información que solicita. No sobrecargue a su auditor con demasiada información. Eso podría causar más retrasos y vaivenes en el proceso.
Es importante comunicarse con su auditor y hacer preguntas si algo no está claro con respecto a la auditoría de compensación de trabajadores. Puede ser tan simple como completar algunos formularios en línea o tan complejo como una visita in situ. Asegúrese de leer cuidadosamente todos los documentos que le presente su auditor y tenga cuidado de no firmar nada incorrecto o incompleto.
Después de una Auditoría del Seguro de Compensación para Trabajadores, ¿Qué Sucede?
Asegúrese de pagar la cantidad correcta por la cobertura de compensación para trabajadores. Una auditoría puede tener varios resultados. Algunos ejemplos son:
- Es posible que no incurra en una diferencia en los costos si su exposición al riesgo real o su nómina coinciden con lo que estimó.
- Es posible que tenga derecho a un reembolso si su nómina real o exposición al riesgo es inferior a lo que calculó, y su proveedor de seguros le reembolsará la diferencia.
- Según la exposición al riesgo y su nómina, su prima puede ser mayor que la pagada inicialmente y es posible que deba pagar la diferencia al proveedor de seguros.
No podemos prometer que una auditoría anual del seguro de compensación para trabajadores sea placentera, pero no debería ser demasiado dolorosa siempre que sepa qué esperar y tenga todo lo que necesita a mano.
Asegúrese de investigar las leyes estatales del seguro de compensación para trabajadores y consulte a un asesor de confianza, ya que cada situación es única.
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Tal vez se pregunte dónde puede obtener un seguro de compensación para trabajadores. Este tipo de cobertura, que protege a su empresa y a sus empleados si uno de sus trabajadores se lesiona en el trabajo, depende de varios factores, incluida la ubicación física de su empresa, la cantidad de empleados, el tipo de trabajador y los efectos de la lesión en su negocio.
El seguro de compensación para trabajadores es obligatorio en la mayoría de los estados. Es importante verificar las leyes de el seguro de compensación para trabajadores en su estado, ya que varían de un estado a otro. Según su estado, puede obtener cobertura de el seguro de compensación para trabajadores de los siguientes proveedores:
Compañías privadas de seguros de compensación para trabajadores
Es posible que encuentre mejores tarifas y servicio al cliente cuando vaya con una aseguradora privada en lugar de una estatal. Pero el estado regula las aseguradoras privadas, que fijan sus precios y deciden si aceptan nuevos clientes.
Seguro de compensación para trabajadores financiado por el estado
En caso de que no pueda encontrar cobertura a través de un proveedor privado, los programas financiados por el estado pueden ayudarlo.
Seguro de compensación de trabajadores financiada por el estado competitivo
Los programas estatales compiten con las aseguradoras privadas en su estado porque ofrece cobertura a través de una aseguradora privada y un programa estatal.
Compensación de trabajadores monopolística financiada por el estado
Para las empresas en los estados de Dakota del Norte, Ohio, Washington y Wyoming, la cobertura es proporcionada por el estado.
California, Nueva York y Texas, entre otros, permiten que las compañías de seguros privadas y el programa financiado por el estado brinden cobertura de seguro de compensación para trabajadores.
El seguro autofinanciado se ofrece en muchos estados, lo que significa que usted, como propietario de un negocio, es responsable de todas las lesiones en el lugar de trabajo y las paga de su bolsillo.
Antes de seleccionar un proveedor de seguros, considere las siguientes preguntas:
- ¿Qué preferiría, obtener una cotización en línea, contactar por teléfono a un agente o visitar una empresa física?
- ¿Está buscando una compañía que ofrezca seguros para pequeñas empresas o una que también asegure a grandes empresas?
- ¿Qué tan importante considera que son los precios competitivos, el servicio al cliente y la calificación del seguro?
- ¿Prefiere que un experto lo guíe a través del proceso o prefiere hacer su propia investigación?
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You might wonder where you can get workers’ compensation insurance. This type of coverage which protects your business and your employees if one of your employees gets hurt at work, is dependent on several factors, including your company’s physical location, the number of employees, the type of employee, and the effects of the injury on your business.
Workers’ compensation insurance is required in most states. It’s important to check the workers’ compensation laws in your state since they vary from one state to state. Depending on your state, you can obtain workers’ compensation coverage from the following providers:
Private workers’ compensation insurance companies
You might find better rates and customer service when you go with a private insurer rather than a state-run one. But the state regulates private insurers, which set their prices and decide whether to take on new clients.
State-funded workers’ compensation insurance
In the event you are unable to find coverage through a private carrier, state-funded programs may be able to help.
Competitive state-funded workers’ comp
State programs compete with private insurers in your state because it offers coverage through both a private insurer and a state program.
Monopolistic state-funded workers’ comp
For businesses in North Dakota, Ohio, Washington, and Wyoming, coverage is provided by their state.
California, New York, and Texas, among others, allow private insurance companies and the state-funded program to provide workers’ compensation coverage.
Self-funded insurance is offered in many states, which means that you as a business owner are responsible for all workplace injuries and you pay for them out of pocket.
Before selecting an insurance provider, consider the following questions:
- What would you prefer, getting a quote online, contacting over the phone, or visiting a physical store?
- Are you looking for a company that offers small-business insurance or one that also ensures large companies?
- How important do you consider competitive pricing, customer service, and insurance rating?
- Do you prefer to have an expert walk you through the process or do you prefer to do your research?
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In the process of purchasing workers’ compensation insurance, it can quickly become a lengthy and complicated investment. In any case, whether you’re just starting your business or have been around for a while, you should take the time to compare workers’ comp insurance. In either case, you want to protect your business and your team members.
If your employees get hurt or ill on the job, it is important to have workers’ compensation. This insurance gives them benefits so they can recover and return to work. Workers’ comp is not covered by your general liability insurance (GLI) or health insurance. Your GLI policy helps you handle claims arising from your business’s injury or property damage.
How do you obtain workers’ compensation insurance? The process is easy. If you need help, you can also contact an insurance agent or broker.
When buying insurance, it’s important to understand the level of coverage you need. Worker’s compensation insurance prices are affected by a variety of factors, such as:
- How many employees you have
- What types of employees you have
- What kind of work do your employees do
- Your payroll size
- State laws
- Let’s dig into the details.
Steps To Gets Workers' Comp Insurance
1. Learn about workers’ compensation insurance options in your state
You may have different options for getting coverage depending on where you live and what your business owns. Private workers’ compensation insurance companies are the most popular choice for most business owners, but state-funded programs are also available in some states. Business owners who have enough financial resources can even be eligible for self-insurance in some states.
2. Identify the qualities you are looking for in a workers’ compensation provider
What would you prefer—a representative online or at a physical location? What type of company do you prefer, one that caters to small businesses or one that serves businesses of all sizes? What is more valuable to you working with experts or doing your own research?
3. Get details about your company
- Name and description of your business
- Federal employer identification number (FEIN) or social security number (SSN)
- Business structure, i.e. limited liability company (LLC), corporation, or partnership
- Desired start date of coverage
- Location of business Let’s dig into the details.
- Number of location(s)
- Number of employees
- Annual payroll based on location and job type
- Workers’ comp claims history (also called loss experience)
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El proceso de compra de un seguro de compensación para trabajadores puede convertirse rápidamente en una inversión larga y complicada. En cualquier caso, ya sea que recién esté iniciando su negocio o tenga reconocimiento en el mercado, debe tomarse el tiempo para comparar el seguro de compensación para trabajadores. En cualquier caso, lo importante es proteger su negocio y a los miembros de su equipo.
Si sus empleados se lastiman o se enferman en el trabajo, es importante contar con el seguro de compensación para trabajadores. Este seguro les da beneficios para que los empleados puedan recuperarse y volver a trabajar. El seguro de compensación para trabajadores no está cubierto por su seguro de responsabilidad general (GLI, por sus siglas en inglés) o el seguro de salud. Su póliza de GLI lo ayuda a manejar los reclamos que surjan de lesiones o daños a la propiedad de su empresa.
¿Cómo se obtiene un seguro de compensación para trabajadores? El proceso es fácil. Si necesita ayuda, también puede comunicarse con un agente o corredor de seguros.
Al comprar un seguro, es importante comprender el nivel de cobertura que necesita. Los precios del seguro de compensación para trabajadores se ven afectados por una variedad de factores, tales como:
- ¿Cuántos empleados tiene?
- ¿Qué tipos de empleados tiene?
- ¿Qué tipo de trabajo hacen sus empleados?
- ¿El tamaño de su nómina?
- ¿Leyes estatales?
Profundicemos en los detalles.
Pasos Para Obtener un Seguro de Compensacion Para Trabajadores
1.Conozca las opciones de seguro de compensación para trabajadores en su estado
Es posible que tenga diferentes opciones para obtener cobertura según el lugar donde viva y lo que posea su empresa. Las compañías privadas de seguros de compensación para trabajadores son la opción más popular para la mayoría de los dueños de negocios, pero los programas financiados por el estado también están disponibles en algunos estados. Los dueños de negocios que tienen suficientes recursos financieros pueden incluso ser elegibles para el autoseguro en algunos estados.
2. Identifique las cualidades que está buscando en un proveedor de seguro de compensación para trabajadores
¿Qué preferiría, un representante en línea o en una ubicación física? ¿Qué tipo de empresa prefiere, una que atienda a pequeñas empresas o una que sirva a empresas de todos los tamaños? ¿Qué es más valioso para usted, trabajar con expertos o hacer su propia investigación?
3. Obtenga detalles sobre su empresa
Para obtener una cotización de un seguro de compensación para trabajadores, reúna la siguiente información para estar preparado para una entrevista en persona, por teléfono o en línea:
- Nombre y descripción de tu negocio
- Número de identificación patronal federal (FEIN, por sus siglas en inglés) o número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés)
- Estructura empresarial, es decir, sociedad de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés), corporación o sociedad
- Fecha de inicio deseada de la cobertura
- Ubicación del negocio
- Número de ubicaciones
- Número de empleados
- Nómina anual basada en ubicación y tipo de trabajo
- Historial de reclamos del seguro de compensación de trabajadores (también llamado experiencia de pérdida)
4. Pida su cotización y decida
Así de fácil es. Los proveedores de seguros de compensación para trabajadores se basan en lo que puede optimizar sus procesos. La clave es encontrarlos. Tomarse un momento para planificar y considerar puede ahorrarle tiempo y energía.
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Cada vez que un empleado se lesiona o enferma en su lugar de trabajo, tiene un tiempo limitado para presentar un reclamo por la lesión. Dicho reclamo al seguro de compensación para trabajadores puede ser denegado si no se sigue este procedimiento. Por lo tanto, los empleadores deben capacitar a sus empleados para que informen de inmediato las lesiones ocasionadas en el trabajo. El empleador generalmente es responsable de presentar un reclamo al proveedor de seguros de compensación para trabajadores, pero primero deberá recopilar ciertos documentos y detalles sobre el incidente.
Si un empleado ha resultado lesionado, lo primero que debe hacer es redirigirlo para que busque tratamiento médico, si aún no lo ha hecho. Así es como se inicia el proceso de reclamos:
1. EL Empleado Informa al Empleador sobre la Lesión en el Lugar de Trabajo
Sus empleados deben comprender que si se enferman o lesionan en el trabajo, deben notificarlo lo antes posible. Por lo general, se requiere que el empleado entregue un aviso por escrito al empleador. Además, el empleado debe presentar el reclamo lo antes posible, ya que esperar demasiado hará que el empleador o su compañía de seguros se muestren escépticos. Cuanto antes el empleado presente el reclamo, más rápido recibirá los beneficios.
En el estado de La Florida, se debe notificar al empleador dentro de los 30 días para informar una lesión. Siempre que sea necesario, su empleado debe buscar atención médica inmediata. El tratamiento de emergencia se puede obtener en una sala de emergencias o en un centro de atención primaria. Todos los demás tratamientos médicos dependerán de las normas del estado donde se encuentre.
2. Los Empleadores Proporcionan a los Trabajadores Lesionados la Documentación y Próximos Pasos a Tomar
Una vez que se dé cuenta de la lesión de un empleado, deberá informarle sobre sus derechos, los beneficios del seguro de compensación para trabajadores y las instrucciones para regresar al trabajo. Los reclamos realizados en La Florida son presentados por empleados que completan un formulario y lo envían a su empleador. El formulario detalla el tipo de lesión asícomo, dónde, cuándo y cómo ocurrió.
La información entregada al seguro de compensación para trabajadores debe proporcionarse en su paquete de empleo para nuevos empleados, ya que de esa forma sus empleados conoceránsus derechos si se lesionan en el sitio de trabajo. Si no lo hace, podría ser demandado.
3. Los Empleadores Presentan un Reclamo cuando un Empleado se Lesiona
Tan pronto como se notifique al empleador, se debe enviar un formulario de reclamo con toda la documentación de respaldo a la compañía de seguros de compensación para trabajadores dentro de los siguientessiete días. Una vez se informe sobre la lesión al empleador, él/ella enviará los formularios a la compañía de seguros y a la agencia estatal de compensación para trabajadores. El empleador debe enviar al trabajador a un médico ocupacional.
Después de eso, la compañía de seguros determinará la elegibilidad para recibir los beneficios revisando los registros médicos, analizando la experiencia laboral, educación, salarios, además de ordenar un examen médico.
4. La Reclamación es Aprobada o Denegada por la Aseguradora
Una vez que la compañía de seguros apruebe un reclamo, informará al empleador y se comunicará con el empleado para coordinar el pago.
Lo más recomendable es aceptar la oferta de pago de la compañía de seguros, la cual puede cubrir los gastos médicos, medicamentos, pagos por discapacidad y una parte del salario perdido. Además, se recomienda considerar negociar un pago de suma global o un acuerdo estructurado grande.
Un empleado cuya aseguradora de compensación para trabajadores niegue los beneficios tiene la opción de pedir a la aseguradora que reconsidere o puede apelar a la junta o comisión estatal de compensación para trabajadores.
5. El Empleado Retorna al Lugar de Trabajo
Cuando un empleado se recupera de una lesión y puede volver a trabajar, debe notificar tanto a su empleador como a la aseguradora. La compañía de seguros puede pagar un beneficio por incapacidad permanente, según la gravedad de la lesión.
Los empleadores a menudo crean programas formales para que los trabajadores vuelvan a trabajar lo antes posible.
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Whenever an employee is injured or ill at work, they have a limited amount of time to file a claim for the injury. A worker’s compensation insurance claim may be denied if this procedure is not followed. Thus, employers should train their employees to report work-related injuries immediately. The employer is usually responsible for submitting a claim to the workers’ compensation insurance provider, but they’ll need to first gather documents and details about the incident.
If an employee has been injured, the first thing you should do is redirect them to seek medical treatment, if they have not already done so. Here’s how you can start the claims process:
1. An Employee Reports a Workplace Injury to their Employer
Your employees should understand that if they become ill or injured on the job, they must notify you as soon as possible. The employee is typically required to give written notice to the employer. In addition, the employee should file the claim as soon as possible since waiting too long will make the employer or its insurance company skeptical. The sooner the employee files the claim, the faster he/she will receive the benefits.
In The State of Florida, the employer must be notified within 30 days to report an injury. Whenever necessary, your employee should seek immediate medical attention. Emergency treatment can be obtained at an emergency room or urgent care center. All other medical treatments will depend on the rules of your state.
2. Employers Provide Injured Workers with Documents and Next Steps
Once you become aware of an employee’s injury, you will need to inform them of their rights, workers’ compensation benefits, and return to work instructions. Workers’ compensation claims in Florida are filed by employees completing a form and submitting it to their employer. The form details the kind of injury and where, when, and how it occurred.
Workers’ compensation information should be provided in your new hire employment packet so your employees are aware of their rights if they’re injured on the job. If you fail to do so, you could be sued.
3. Employers File a Claim When an Employee is Injured
As soon as the employee notify the employer, it must send the claim form and all supporting documentation to its workers’ compensation insurance company within seven days. Once the employee reports an injury to the employer, he/she will submit the forms to the insurance company and the state workers’ compensation agency. The employer must send the worker to an occupational doctor.
After that, the insurance company will determine your eligibility for benefits by reviewing your medical records, analyzing your work experience, education, and wages, and ordering a medical examination.
4. The Claim is Approved or Denied by the Insurer
Once the insurance company approves a claim, it will inform the employer and contact the employee to arrange payment.
It is best to accept the insurance company’s payment offer, which may cover your medical expenses, medicine, disability payments, and a portion of your lost wages. Also, it is recommended to consider negotiating for a lump-sum payment or a large structured settlement.
An employee whose workers’ compensation insurer denies benefits has the option to ask the insurer to reconsider or may appeal to the state workers’ compensation board or commission.
5. Employee Returns to Work
When an employee recovers from an injury and is capable of returning to work, they must notify both their employer and their insurance company. A permanent disability benefit may be paid by the insurance company, depending on the severity of the injury.
Employers often create formal programs to get workers back to work as quickly as possible.
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